Product Owner in Remote – wie geht das?

Wer es bisher gewohnt war, dass sich alle beteiligten Parteien unter einem Dach befunden hatten, für den ist die aktuelle Umstellung eine sehr große Herausforderung.

In der aktuellen Zeit arbeitet die Mehrheit der Product Owner im Homeoffice. Beim vorletzten Product Owner München Meetup haben wir uns mit der Thematik intensiv beschäftigt. Die gesammelten Erfahrungen und Lösungsansätze habe ich hier mit meinen Eigenen verbunden und auf drei Bereiche aufgeteilt: Du selbst, Team (die Umsetzer) und Stakeholder.

Du selbst

Alles beginnt bei einem selbst:

Nur wenn es Dir selbst gut geht, hast Du die Möglichkeit Dich um andere zu kümmern!

Wenn alle Meetings nur noch Online stattfinden und wir uns nicht mehr persönlich treffen, fällt die Zeit weg, die man benötigt, von einem zum anderen Meeting-Raum zu gelangen. Dadurch, dass jeder leichter für Meetings verfügbar ist, erhöht sich die Taktung an Meetings. Beides führt dazu, dass wir mehr Meetings haben – ohne Unterbrechungen dazwischen.

Das ist sehr anstrengend und kostet Energie. Um dafür zu sorgen, dass der Tag nicht wie im Fluge vergeht und am Ende des Tages nicht das Gefühl entsteht nichts vorangebracht zu haben, ist es nötig, mehr Struktur zu schaffen.

Lösungsansätze

Lege für jeden Tag bestimmte Zeitfenster von mindestens ein bis zwei Stunden fest, an denen Du an keinen Meetings teilnimmst (und trage sie als Termin in Deinem Kalender ein). Schalte zu diesen Zeiten auch alle Benachrichtigungen aus und halte Dich von allen Kommunikationsmedien (E-Mail, Chat, Telefon, Videokonferenzen) fern, damit Du fokussiert & konzentriert Planen, Überlegen und Konzeptionieren kannst (siehe auch: “Deep Work” von Cal Newport und “15 Secrets” von Kevin Kruse).

Plane alle anderen Meetings (mit Stakeholdern, dem Team) außerhalb dieser Zeitfenster auf konkrete Zeiten und sorge dafür, dass zwischen den Meetings immer eine Pause von mindestens 15 Minuten ist. Gerade bei Remote-/Online-Meetings ist es noch wichtiger darauf zu achten, dass die Meetings ohne Ablenkung fokussiert gehalten werden können. Deswegen solltest Du die ersten fünf Minuten nach einem Meeting für eine Pause nutzen – am besten an einem anderen Ort/Platz und ohne Bezug zur Arbeit.

Die 10 Minuten danach können z. B. für einen Check von neuen Anfragen genutzt werden, die per Chat oder E-Mail eingegangen sind. Natürlich kannst Du die Zeit auch nutzen, Dich auf das nächste Meeting vorzubereiten.

Und wenn ca. acht Stunden vorbei sind, dann ist auch der Arbeitstag vorbei. Am besten hast Du einen spezifischen Platz, an dem Du daheim der Arbeit nachgehen kannst, damit es eine klare Trennung zwischen Arbeit und Erholung geben kann.

Denn die Erholungszeit sorgt dafür, dass Du kontinuierlich besser arbeiten kannst. Darüber hinaus hat meine Kollegin die Natalie noch 8 Tipps für (funktionierendes) Homeoffice.

Das Team

Die Umsetzer, die meistens – beziehungsweise mehrheitlich – Wissensarbeit leisten oder kreative Lösungen finden, können vom Homeoffice profitieren; wenn die Anzahl der Zusammenkünfte und Meetings nicht über das Maß gestiegen ist. Es ist oft viel leichter sich daheim abkapseln zu können und so fokussiert und unterbrechungsfrei zu arbeiten. Außer der Kollege hat Kinder um die er sich kümmern muss, dann sollte er versuchen, dafür feste Zeitfenster zu definieren (siehe oben).

Deswegen ist es wichtig, dass das komplette Team die Erwartungshaltung jedes Einzelnen und des ganzen Teams klärt. Dazu gehört unter anderen:

• wie bin ich verfügbar für (Rück-)Fragen
• an welchen (Fremd-)Meetings kann/muss ich teilnehmen
• über welchen Kommunikations-Kanal wird was kommuniziert

Dazu bietet es sich an, dass sich jedes Team-Mitglied durch ein “Guten Morgen” im Team-Chat meldet, wenn es verfügbar ist – und sich verabschiedet, wenn es geht. Genauso, wie wir uns ja auch Begrüßen und Verabschieden, wenn wir ins Office kommen beziehungsweise gehen.

Der visuelle Aspekt

Kommunikation funktioniert viel besser, wenn ich mein Gegenüber sehen kann. Doch wir Menschen sind so unterschiedlich, dass nicht jeder bereitwillig sein persönliches Sanctum zeigen wollen wird oder kann (es gibt auch Video-Tools die den Hintergrund ausblenden – z. B. Zoom kann das direkt, oder generell läßt sich SnapCamera verwenden).

Respektiert euch also bitte gegenseitig und findet gemeinsam einen Nenner, der für alle okay ist. Um die Möglichkeit zu schaffen mit Kollegen spontan zu sprechen, könntet ihr z. B. ein Audio-Tool nutzen, in dem ihr alle eingeloggt seid, wenn ihr ansprechbar seid.

Auch wenn ich mit den Kollegen aktuell nicht im gleichen Raum zur Kaffeemaschine laufen kann, könnt ihr euch doch trotzdem über Audio-/Video-Tools zu einem Kaffee treffen. Das funktioniert Remote wahrscheinlich besser, wenn ihr dafür einen festen Zeitpunkt festlegt. Und wenn ihr euch an der “Kaffeemaschine” trefft, unterhaltet euch bitte nicht nur über geschäftliche Themen.

Zwischenmenschliches

Normalerweise liegen persönliche direkte Gespräche in der Domäne des Scrum Masters, und gerade jetzt solltet ihr auch ab und an mit den Team-Kollegen ein Gespräch führen, in dem ihr nur zu Zweit seit. Das kann an obiger Kaffeemaschine oder zu einem anderen Zeitpunkt sein. Durch das persönliche Gespräch habt ihr die Möglichkeit, in Ruhe auf den Anderen einzugehen und findet leichter heraus, wie es dem Gegenüber gerade so geht und ob ihr etwas tun könnt, damit es ihm besser geht.

Zu guter Letzt: veranstaltet Online-Feierabend(bier)-Treffen mit den Kollegen, setzt euch in euren privaten Bereich (siehe oben) und macht das, was ihr ansonsten auch macht, wenn ihr mit den Kollegen Abends noch weg geht. Und solltet ihr das noch nicht getan haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt damit anzufangen.

Das kleine Tool-Einmaleins

• Für Audio-Chat bieten sich z. B. Discord (kostenfrei, mit Text- und Video-Chat) oder Mumble (kostenfrei, nur Audio, Open Source, self-hosted als Option) an
• Für Video-Chat gibt es viele gängige Tools wie z. B. Whereby (kostenfrei mit bis zu 4 Teilnehmern in einem festen Raum/URL, mehr Teilnehmer kostenpflichtig), Jitsi (feste Räume, mit beliebiger Teilnehmerzahl, Open Source, self-hosted als Option), Zoom (terminbasiert, 40-Minuten-Sessions sind kostenfrei) oder Google Meet (kostenfrei, läßt sich bis zu 250 Teilnehmer verwenden)
• Für Text-Chat gibt es z. B. Slack, Microsoft Teams, Mattermost, Rocketchat

Die Stakeholer

Die Möglichkeit mal eben schnell bei einem Stakeholder vorbeizulaufen und kurz etwas zu klären, fällt aktuell weg. Dafür melden sich Stakeholder per Chat, E-Mail oder Telefon zu jeder Zeit und können euch in eurer aktuellen Arbeit unterbrechen. Um sicher zu gehen, dass Stakeholder eine Möglichkeit haben ihre Bedürfnisse mitzuteilen, stelle Dir regelmäßige Termine mit den Stakeholdern ein.

Das muss nicht täglich sein. Abhängig von verschiedenen Parametern, die ihr selbst besser beurteilen könnt, kann das zweiwöchentlich oder monatlich sein. Bei Stakeholdern deren Feature sich gerade in der Umsetzung befindet, sollte ihr definitiv sehr kurze Zeitspannen halten. Und liebe viele kurze Termine für schnelles Feedback, als zu lange Zeitfenster und notwendiges Feedback verpassen.

Wie sich z. B. ein Stakeholder-Abstimmungsmeeting konkret gestalten läßt, hat Daniel in seinem Artikel Remote Impact-/Effort-Schätzung (mit beliebig vielen Stakeholdern) beschrieben.

Wenn es feste Termine zum Austausch gibt, sinkt der Bedarf der Sofort-Kommunikation. Zusätzlich könnt ihr euch in einem Chat-System⁵ einen gemeinsamen Channel einrichten, in dem sich die Stakeholder untereinander und mit Dir austauschen können.

Was darüber hinaus noch getan werden kann sind z. B. regelmäßige Umfragen – entweder durch ein Tool oder auch persönlich – um die Zufriedenheit klarer auf dem Schirm zu haben und um strukturiert Feedback zu bekommen.

tl;dr

Ganz generell gilt: Mehr, regelmäßige, terminierte Kommunikation schafft Klarheit und hält Kontakt, nicht nur zu den Stakeholdern, sondern auch zu den Umsetzern¹. Und gerade dabei ist es immens wichtig darauf zu achten, dass Pausen zwischen den Meetings gemacht werden – am besten nicht am “Arbeitsplatz” – und dafür zu sorgen, unterbrechungsfreie Zeitfenster zu haben.