Agile Notfallsprechstunde: Onboarding im Homeoffice

Ein neuer Monat beginnt, neue Kollegen fangen ihren Job in der Company an. Aber die Company ist im Homeoffice … Wie lernen wir uns dann kennen? Wie stimmen wir uns ab? Und wie finden die „Neuen“ ihren Weg in ihr Team?

Das Onboarding neuer Kollegen ist schon in „normalen“ Zeiten eine Herausforderung für ein Team. Man kennt das „neue“ Teammitglied bestenfalls von einem Vorstellungsgespräch oder Probearbeitstag. Die Erwartungen sind groß und die Unsicherheiten noch größer. Und dann kann man sich noch nicht mal persönlich treffen …

Herausforderungen

Der Beginn ist eine sehr delikate Phase für jede Zusammenarbeit. Es gilt hier, Kontakte zu begründen, Informationen zu sammeln, Vertrauen aufzubauen. Viele der initialen Schritte dazu finden nonverbal oder auf der informellen Ebene statt.

Remote-Kommunikation erschwert aber gerade die informellen Bestandteile unseres Miteinander erheblich. Zum einen betrifft das den Kontakt zu neuen Kollegen und erschwert damit den Aufbau oder die Erweiterung funktionierender Teamgefüge.

Wem darf ich wann Fragen stellen? Gehe ich den neuen Kollegen mit meinen „dummen Fragen“ vielleicht auf die Nerven, oder oute ich mich gerade völlig als Noob?

Spezielle Remote-Herausforderungen im Onboarding

Objektiv mögen diese unsicheren Fragen leicht zu beantworten sein, im „normalen“ Teamumfeld lösen sich diese Unsicherheiten in der Regel schnell durch zufällige, beiläufige, oft nonverbale Äußerungen auf. Remote ist das aufgrund der meist formaleren Gesprächssituation eher erschwert und so besteht die Gefahr, dass neue Teammitglieder gleich zu Beginn Frustration und das Gefühl von „Auf-sich-allein-gestellt-sein“ erleben.

Zum anderen ist aber auch der „Erstkontakt“ mit dem neuen Projekt betroffen. In der Regel ist man ja ohnehin bemüht, Wissen über das Projekt explizit zu dokumentieren. Wir alle wissen aber, dass dieser Anspruch nicht immer ganz leicht zu erfüllen ist. Bestehende „Wissenssilos“ sind aber remote noch schwerer anzuzapfen und gegebenenfalls aufzulösen. Auch der gemeinsame Wissensaufbau, das gemeinsame Lernen ist natürlich erschwert, wenn man sich nicht „mal über die Schulter schauen“ kann.

Dazu kommt noch das Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter: Die Probezeit, die in der Regel die erste Phase des Angestelltenverhältnisses ausmacht, dient dazu, sich gegenseitig kennenzulernen und herauszufinden, ob man zusammenpasst. In der aktuellen Situation ist das schwierig und vermittelt vermutlich nicht die zu erwartenden Eindrücke.

Agile (Notfall-)Sprechstunde

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Maßnahmen

Ein Großteil der zu erwartenden Herausforderungen im Onboarding neuer Kollegen liegen im Mangel an informeller Kommunikation. Die formellen Dinge lassen sich in Videokonferenzen noch halbwegs effizient vermitteln, doch gerade diese Effizienz steht den weniger formellen Formaten im Weg. Viele Maßnahmen die uns hier helfen können haben also die gezielte „Herstellung“ von Informalität zum Ziel.

Die virtuell veranstaltete Vorstellungsrunde darf in unserem Fall natürlich gerne auch ein bisschen umfangreicher ausfallen. Zufällige Gespräche lassen sich „formalisieren“, indem man Kollegen explizit Zeit für kontextlose Gespräche einräumt, eventuell auch den jeweiligen Gesprächspartner zufällig auslost.

Ein Paten- oder Mentorsystem – schon in „normalen“ Zeiten eine sinnvolle Einrichtung – kann in der Remote-Situation dazu beitragen, neuen Kollegen einen Anker des Vertrauens im neuen Team zur Verfügung zu stellen. Ein Pate oder Mentor steht dabei für Fragen und für den Abbau von Unsicherheiten zur Verfügung.

Es mag sich auch als sinnvoll erweisen, die üblichen „Begrüßungspakete“ und Onboarding-Leitfaden der aktuellen Situation anzupassen und von Anfang an mehr auf die interpersonelle Kommunikation wert zu legen und sie in den Arbeitsalltag im Homeoffice zu integrieren.

Strukturiertes Onboarding

Eventuell lässt sich der Onboarding-Prozess auch über ein individuelles Kanban-Board für neue Kollegen realisieren, um die Aufgaben und Herausforderungen des Onboardings strukturiert anzugehen.

Im Scrum-Prozess lassen sich von erfahrenen Scrum Mastern und Product Ownern sicherlich noch weitere Maßnahmen finden, die den Einstieg neuer Kollegen ins Team vereinfachen. Anregungen zur Veränderung der Scrum-Rituale finden sich zum Beispiel in unserem Artikel zu einer früheren Agilen Sprechstunde.

Erfahrene POs berichten zum Beispiel auch, dass eine Verkleinerung des Scopes von User Stories sinnvoll sein kann, um gerade neue Teammitglieder mehr in den Scrum-Prozess zu integrieren und in der Remote-Situation den Kommunikationsanteil zu erhöhen. Ein vergrößerter Anteil von Pair Programming kann hier natürlich auch helfen.

Chancen

Auch das in diesen Tagen gerne zitierte „Keine Krise ohne Chance“ beweist hier eine gewisse Wahrheit. Generell scheinen in der formalisierten Remote-Situation Anti-Patterns in Prozessen deutlicher aufzufallen. Wissenssilos werden sichtbarer, weil es aufwändiger wird, sie „anzuzapfen“.

Rigide Strukturen und Prozesse werden „zwangsweise“ aufgelöst, um überhaupt arbeitsfähig zu bleiben. Insgesamt sind Organisationen gezwungen, ihr „traditionelles“ Verhalten zu überdenken.

Aufgabe bleibt weiterhin, das Gelernte zu verarbeiten und auch für die Zeit „nach der Krise“ nutzbar zu behalten.

Aus der Agilen Sprechstunde


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