Agiler Adventskalender: Remote-Kollaboration

Wir schreiben den 02. Dezember 2021 – und wir wollen einen Blick hinter das zweite Türchen des Agilen Adventskalenders werfen:

Wir arbeiten remote, müssen aber kollaborieren. Welche Tools können dabei helfen?

Lasst uns damit starten, was eigentlich mit kollaborativer Arbeit gemeint ist. Oder genauer: Kollaborativer Wissensarbeit.

Kollaborative Wissensarbeit

Diese unterscheidet sich dadurch, dass sie einem ständigen Wandel der zu lösenden Problemen unterliegt. Dieser Herausforderung wird am besten mit kontinuierlichem Austausch und Adaption des Wissens begegnet. 

Dazu eignet sich eine Arbeitsweise ganz besonders, nämlich die Kollaboration – eine Form der geistigen Zusammenarbeit, mit dem Ziel, ein bestmögliches und differenziertes Arbeitsergebnis zu erzielen.

In der „vor Ort Arbeitswelt“ ist kollaborative Arbeit einfach zu handhaben. Es braucht für gewöhnlich ein Whiteboard, Stifte, Post-its, Laptop und ein persönliches Gespräch.

Im Remote-Umfeld gestaltet sich die kollaborative Arbeit etwas schwieriger. Denn die Anzahl an unterstützenden Tools ist groß und man kann leicht den Überblick verlieren, besonders wenn man neu ist.

Welche Tools können, wofür helfen. Eine kleine Übersicht:

Miro: Whiteboard

Ein digitales Whiteboard-Tool, das es verstanden hat, einen großen Funktionsumfang mit einfacher Bedienung zu vereinen.

Das Tool lässt im Grund kaum Wünsche offen, was die digitale Zusammenarbeit angeht. So lassen sich relativ einfach Skizzen, Arbeitsbereiche, Abstimmungen, Canvases, Cluster, Kommentare und vieles mehr für die unterschiedlichsten Arten der Zusammenarbeit erstellen. Und wem das noch nicht reicht, der kann auf eine prall gefüllte Bibliothek von Templates für Mindmaps, Flowcharts, agile Rituale, Diagramme, Matrixen, … zugreifen. Da sollte für jeden und jede Art der Zusammenarbeit was dabei sein.

Confluence:  Dokumentation

Sehr oft werden Ergebnisse von kollaborativer Arbeit in schriftlicher Form festgehalten. Also warum nicht auch dieses Artefakt gleich zusammen erstellen? Dazu benötigt es ein Tool, das die gleichzeitige Bearbeitung von Texten in Echtzeit ermöglicht.

Das klappt z. B. mit Confluence erstaunlich gut, denn jeder sieht durch die unterschiedlichen Cursorfarben, wer gerade welchen Teil des Textes bearbeitet. Und wenn es mit der zeitgleichen Bearbeitung nicht klappt, bietet die Kommentarfunktion die Möglichkeit, asynchron kollaborativ an Texten zu arbeiten.

Videocalls: Synchrone Kommunikation

Ein klarer Vorteil von Videocalls gegenüber Voicecalls? Die nonverbale Kommunikation, die automatisch stattfindet. Ihr könnt eurem Gegenüber recht schnell ansehen, ob er euch folgen kann, oder den eben geäußerten Vorschlag gut findet. Videocalls fördern die Zusammenarbeit und erlauben deutlich schnelleres und einfacheres Feedback.

Slack/Chat: Asynchrone Kommunikation

Stellt euch vor, ihr müsstet für jeden asynchronen Informationsaustausch eine E-Mail schreiben? Undenkbar – in vielen Organisationen aber noch immer Standard.

Hier kann ein Chat-Tool wie z. B. Slack die Kommunikation deutlich vereinfachen und beschleunigen. Denn warum eine träge Mail schreiben, wenn ein simples „Daumen hoch“ doch völlig ausreichend ist und viel schneller geht.

Timeboxing: Vorgehen

Als Stichwort möchte ich hier das „good-enough-Modell“ sowie das Parkinsonsche Gesetz nennen. Was hat das mit Timeboxing zu tun? Alles – denn diese Dinge hängen untrennbar miteinander zusammen.
Das barely-good-enough-Modell besagt vereinfacht, dass es einen Punkt gibt, in dem die investierte Zeit zum Ergebnis in einer guten Relation steht. Nicht perfekt, aber vollkommen ausreichend, um damit arbeiten zu können. Diesen Punkt gilt es, situationsabhängig zu finden bzw. nicht zu überschreiten.

Das parkinsonsche Gesetz besagt vereinfacht, dass zu erledigende Arbeit immer die Zeit und Ressourcen ausfüllen wird, die man ihr gibt. Und zwar nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.

Was erreicht man also mit Timeboxing? In einem begrenzten und planbaren Zeitkorridor, das bestmögliche Arbeitsergebnis/Outcome zu erzielen.

Das ist doch schon mal was, oder?!?