Tools für agile Teams

Geht es um Tools für agile Teams, ist der Papierkorb ein unverzichtbares Werkzeug, schließlich gibt es nicht nur Dinge, für die man sich entscheidet – es gibt auch die anderen, die man bewusst durch das Raster fallen lässt. Doch das ist nicht alles; ein vernünftiger Werkzeugkasten muss ordentlich gefüllt sein. Natürlich kann man in jedem Problem einen Nagel sehen, weil man nur einen Hammer zur Hand hat. Man kann es aber auch richtig machen.

Tools für agile Teams

Ein richtiges Toolset, das mag gerade in unserer Branche schockieren, besteht nicht nur – aber auch – aus der passenden Software; auch physikalische Hilfsmittel unterstützen Teams bei der Kommunikation und der agilen Zusammenarbeit. Und damit alles Hand in Hand geht und man auch einen wirklich Nutzen aus all den nützlichen Helferlein ziehen kann, bedarf es einer offenen Unternehmenskultur und modernen Führung.

Es kommt also einiges zusammen; wie soll man all das unter einen Hut bekommen? Antworten auf diese und weitere Fragen hat Björn Schotte, der darüber am 29. Juni auf der ShareConf 2017 einen Vortrag mit dem Titel Tools für agile Teams halten wird.

Von Papier, Stiften und einem Papierkorb

Um euch nicht lange auf die Folter zu spannen, haben wir Björn an die Tastatur geholt und ihn gebeten, euch ein paar Einblicke zu geben, wie das mit den Tools bei Mayflower ist.

Björn, welche drei Tools legst du jedem, der mit agilem Arbeiten erfolgreich sein will, ans Herz?

Björn: Papier, Stift, und den Papierkorb. Den Papierkorb brauchst du, um die Dinge auszusortieren, für die du dich bewusst NICHT entscheidest. 

Okay, aber wenn wir von agilem Arbeiten reden, ist abteilungsübergreifende Kommunikation das A und O. Welches Toolset – also Software – hat sich hier als zielführend erwiesen?

Björn: Na gut … Also der Berater in mir würde dir jetzt gerne lauter Dinge erzählen, die nichts mit Software zu tun haben. Ich versuche mich dennoch einmal an einer Antwort: Eine Software, die es ermöglicht, Artefakte zu generieren und zu diskutieren, und zwar funktionsübergreifend.

Das heißt also dann, wenn du als Marketer in einem Wiki einen Blog-Text schreibst und Kollegen aus der Softwareentwicklung den Text mit ändern und/oder kommentieren können. Oder wenn du einen virtuellen Chatraum hast, in dem nicht nur Kollegen aus dem Marketing sind, sondern auch Kollegen aus HR, dem Entwicklungsbereich und so weiter. Also eine Software, die Zwischenstände deiner Arbeit anderen zeigen kann, die Transparenz ermöglicht und fördert sowie gemeinsame Diskussion über die einzelnen Artefakte von Arbeit zulässt. Und kollaboratives Editing unterstützt.

Ich gebe dir ein Negativbeispiel: Wenn sich ein Unternehmen ein Wiki anschafft, de facto aber nur bestimmte Funktionsbereiche überhaupt etwas schreiben können (und alle anderen nur lesen), dann wird der Sinn kollaborativen Arbeitens gestört oder sogar zerstört. Man denke da nur an die Intranet-Systeme um die Jahrtausend-Wende, die eher zur unternehmensinternen PR genutzt wurden.
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Wie lassen sich diese Tools und Praktiken in bestehende Organisationen einführen?

Björn: Ich sehe das auf zwei Ebenen: Zunächst einmal mit der Anschaffung der Software, wie zum Beispiel Confluence und JIRA, sowie der Anpassung, zum Beispiel durch eigenentwickelte Plugins. Die zweite Ebene ist, mit einzelnen Bereichen, wie zum Beispiel Marketing, HR, etc., im Rahmen kleiner Pilotprojekte zu versuchen, das Wiki als ein kollaboratives Arbeitsmittel zu begreifen und in die tägliche, bereichsübergreifende Zusammenarbeit einzubinden.

Viele nutzen die Tools nur für ihre eigenen Bereiche. Dabei liegt der größte Hebel darin, Kollaboration zu ermöglichen. Kleine Pilotprojekte deswegen, um die Organisation als Ganzes nicht zu überfordern und gleichzeitig wichtige Lernschleifen zu haben, um regelmäßig gemeinsam und voneinander zu lernen und sich anzupassen – ganz agil eben. 

Übrigens, was viele nicht wissen: Wir sind nicht nur ein guter Partner wenn es um die Entwicklung von Plugins für zum Beispiel Confluence und JIRA sowie Installation der Software geht, sondern auch ein passender Beratungspartner, um nach Anschaffung der Software kollaboratives Arbeiten im Unternehmen zu ermöglichen. Wer mehr dazu wissen will, schreibt mich einfach an.

In deinem Vortrag auf der ShareConf willst du unter anderem zeigen, dass die Kombination aus offenem Wiki und Tickets das bessere CRM ist – wo liegen die Vorteile gegenüber erprobten CRM-Systemen, die zum Teil über Jahre gewachsen sind?

Björn Schotte: Viele Unternehmen nutzen heute bereits Confluence als Enterprise-Wiki und JIRA als Ticketing-/Projektmanagement-System. Beide Systeme greifen gut ineinander und sind für kollaborative Zusammenarbeit, auch über Funktions- und Bereichsgrenzen hinaus, gedacht. Agiles Arbeiten bedeutet dabei auch, für mehr Transparenz zu sorgen.

Nutze ich ein spezielles CRM, habe ich einen Medienbruch.

Um ein Beispiel zu geben: Wenn die Marketing-Funktion im Wiki über aktuelle Projekte berichtet oder den aktuellen Zwischenstand von Unterlagen wie zum Beispiel Case Studies im Wiki darstellt, dann kann direkt Feedback aus allen Teilen des Unternehmens gegeben werden. Durch diese toolgestützte Kollaboration wird das Ergebnis – also die Case Study – werthaltiger und von höherer Qualität.

Ähnlich verhält es sich hier mit dem Thema CRM: Wenn für dich als Unternehmen Kundenbeziehungen im Mittelpunkt stehen, dann kannst du Gesprächsnotizen im Wiki ablegen und zum Beispiel dort auch gleich Dokumente zum Projekt hinterlegen oder gemeinsam am Vertragswerk arbeiten. Deine Kontaktpersonen beim Kunden sind dann wiederum eigene JIRA-Tickets, genauso wie eine Geschäftschance (Opportunity). Letztere lassen sich mit Hilfe von Kanban-Boards in JIRA Agile durch den gesamten Vertriebsprozess bewegen. Überall kannst du kommentieren, Leute mit @-Notifications benachrichtigen und so die Kollaborationsdichte signifikant erhöhen, insbesondere weil sich alle Unternehmensfunktionen auf einer Plattform bewegen. Nutze ich hingegen ein spezielles CRM, dann habe ich einen Medienbruch: Ich benötige (ggf. lizenzpflichtige) Logins, ich habe Schwierigkeiten mit der Querverlinkung ins Wiki und Ähnliches und muss möglicherweise für mein Wiki weitere Plugins kaufen, um eine Verlinkung in mein CRM zu ermöglichen.

Die ShareConf 2017 findet vom 27. bis 30. Juni in Frankfurt am Main statt. Der Fokus der Konferenz liegt auf der Anwendung bzw. dem Einsatz von SharePoint in der Praxis – der neue Slogan lautet: „Der digitale Arbeitsplatz“.

Ich erinnere mich noch gut daran, wie Salesforce vergangenes Jahr in einer weltweiten Online-Roadshow als Mega-Neuerung eingeführt hat, dass man Opportunities nun auch per Drag & Drop über ein Kanban-Board bewegen kann. Da dachte ich mir: das kann JIRA Agile doch schon lange.  Allerdings will ich nicht verhehlen, dass es natürlich Einsatzbereiche geben kann, in denen ein (analytisches) CRM als separate Einheit Sinn ergeben kann. Du musst dir nur darüber klar sein, dass du dann kollaborative Brüche in Kauf nehmen musst.

Ich möchte eine Sache noch einmal deutlich hervorheben: Mit dem Ansatz, Confluence und JIRA nicht nur für die normale Projektarbeit einzelner Bereiche einzusetzen, sondern auch noch das Customer RELATIONSHIP Management darauf abzubilden, erreiche ich eine signifikant höhere Kollaborationsdichte innerhalb des Unternehmens und in der Zusammenarbeit mit den Kunden.

Du plädierst also dafür, Tools agil dem Umfeld anzupassen?

Letztendlich geht es um die Zusammenarbeit zwischen Menschen.

Björn: Ja, denn letztendlich geht es um die Zusammenarbeit zwischen Menschen. Das sehen wir auch im Agilen Manifest, das eine wertegetriebene Arbeit in den Vordergrund stellt. Tools sind dabei ein wichtiges Basis-Kriterium. Dennoch geht es häufig um Kommunikation, die Beseitigung von Missverständnissen und eine Wendigkeit, um sich verändernden Marktanforderungen anzupassen. Mit zum Beispiel einem Wiki wird diese Flexibilität und Schnelligkeit gefördert.

Welche weitere Themen wirst du in deinem Vortrag behandeln?

Björn: Ich zeige anhand von Fotos und Screenshots, wie unsere Teams in unterschiedlichsten Projektsituationen arbeiten. Wie Teamräume bei uns gestaltet sind. Für welche Zwecke wir unser Wiki, JIRA und Chat-Systeme nutzen. Und was das alles mit dem persönlichen Gespräch zu tun hat.

Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle, um die Vorteile zu nutzen, die Confluence und JIRA bieten.

Wir nutzen das Wiki für alle möglichen Themen; unsere Teams organisieren sich damit selbst. Wie schon beschrieben, bilden wir CRM-Funktionen mit Confluence und JIRA ab. Durchaus kontroverse und hitzige Diskussionen finden ebenfalls im Wiki (ebenso wie im „realen“ Leben) statt. Unser Marketing organisiert die Arbeit mit Wiki und JIRA-Kanban-Boards. Die gesamte Crew gibt Feedback zu Zwischenständen von Arbeitsergebnissen. Alle Finanzdaten des Unternehmens liegen in einem eigenen Wiki-Space und werden regelmäßig aktualisiert und „offline“ besprochen. Blog-Beiträge werden als Draft verfasst und um das Feedback von Kollegen angereichert. Oder eben auch dieses Interview: Ich habe von dir die Fragen in unserem Wiki gestellt bekommen (die Wiki-Seite ist mit dem Work-Item im JIRA verlinkt), sie beantwortet und wir haben gemeinsam das Interview redigiert. Zusätzlich ist noch Feedback von Kollegen eingeflossen. Ein anderer hat noch ein paar wichtige Rechtschreibfehler gefunden und sie direkt ausgebessert. So sind wir deutlich schneller als andere. Du merkst, ich gerate ins Schwärmen 

Im Verlauf meines Vortrags versuche ich aufzuzeigen, welche Rolle dabei Unternehmenskultur spielt, um all die Vorteile heben zu können, die Confluence und JIRA mit sich bringen.