IPC Spring Edition 2012: Kanban bei Jimdo

Wie schon letzte Woche erwähnt war ich auf der PHP-Conferenz in Berlin und da im Vortrag …

Kanban bei Jimdo

Ein Niveau, wie ich es mir für alle Sessions wünschen würde, vorgetragen von Arne Roock und Fridtjof Detzner. In dem viel zu kleinen Saal stapelten sich die Leute.

Kurz gesagt hat mich das so motiviert, dass ich mir jetzt selbst ein Kanban-Board gebastelt habe und auch aktiv nutze und ich muss nach den paar Tagen schon sagen, dass es für meine Arbeit genau das war, was mir gefehlt hat (natürlich hab ich schon vorher von Kanban gelesen usw. Aber den Mut, es mal umzusetzen, hat mir erst diese Session gemacht).

Die wesentlichen Punkte waren

• Kanban ist eine Methode zur kontinuierlichen Verbesserung. Das funktioniert also prinzipiell mit jedem Prozess der Welt, es handelt sich in erster Linie um eine Methode zur Darstellung des Ist-Zustands und ermöglicht dadurch die systematische Verbesserung des Vorhandenen.
  Nebenbei bemerkt wird das so zum Beispiel auch wieder von Scrum unter dem Begriff „Scrum-ban“ verwendet.

• Kanban wird bei Jimdo in allen Teams verwendet. Im Sinne der Philosphie der kontinuierlichen Verbesserung haben die Teams Kanban auf ihre jeweiligen Bedürfnisse angepasst. Das Übersetzungsteam zum Beispiel hat das Kanban-Board so erweitert, dass ein Ticket erst auf DONE gesetzt werden kann, wenn es für alle Sprachen übersetzt wurde. In anderen Teams war es ähnlich: Kanban wurde einfach angepasst, es gehört wie gesagt mit zur Methode das so zu machen.
  Übrigens: In dem Sinne habe ich mein Kanban um die Pomodoro Technique erweitert, damit ich fokusierter die TODOs erledige und ich trage auf den Karten die Anzahl der Pomodoros ein. Entsprechend habe ich Pomodoro angepasst: Ich spare mir jetzt, jeden morgen zu notieren, was ich heute machen möchte, statt dessen stecke ich meine Karten ans Board. Das spart Zeit und es ist viel motivierender ein Kärtchen am Ende auf „DONE“ zu hängen, als es auf dem Papier abzuhaken.

• Kanban ist quasi „öffentlich“, jeder sieht, wo es im Team gerade hängt. Versteckte Vorwürfe entstehen so erst gar nicht. Man kann viel frühzeitiger agieren. Das ist bei Scrum sicher ganz ähnlich, ich finde aber, durch die Begrenzung der Spalten auf soundsoviel Tasks ist es auch für einen Außenstehenden leichter zu durchschauen.
• Kanban ist dort nicht nur auf Teams begrenzt, sondern alle sind daran beteiligt: vom Hausmeister bis zu den Firmenzielen ist alles abgebildet. Da Kanban – wie gesagt – öffentlich ist, kann dann auch jeder mitreden.

Und in diesem Zusammenhang kam der besondere Clou des Vortrags, aber dazu muss ich erst noch etwas ausholen: Die Haptik, also das Anfassen und Verschieben der Karten ist laut den Vortragenden ein wichtiger Punkt; es macht einfach mehr Spaß mit echten Karten zu arbeiten, als auf einen Bildschirm zu starren. Außerdem öffnet man mit einem echten Board im Raum den Prozess viel besser für Außenstehende. So war der Wunsch nach echten Karten, die man anfassen kann, geboren. Also hat man angefangen, die Tickets vom Ticketsystem auf Kärtchen abzuschreiben und an die Wand zu pinnen.

Und hier prallte die virtuelle Welt auf die Echte: Es wurde festgestellt, dass man alles immer doppelt machen musste, denn alles musste im bestehenden Ticketsystem nachgetragen werden, um es zu dokumentieren. Oder dass man das, was auf dem Kärtchen stand nicht lesen konnte. Die Lösung war, dass man die Tickets ausdruckt: Ein Klick und ein speziell dafür eingerichteter Drucker wirft das Ticket auf ein DIN-A6 Kärtchen aus.

Der nächste Schritt war dann nur logisch, aber zeigt doch, wie man mit kontinuierlicher Verbesserung zu Lösungen kommt, auf die man sonst nie käme: Um ein Ticket von „TODO“ auf „In-Progress“ zu ziehen, musste man immer noch die Arbeit doppelt machen, also sowohl an der Tafel, als auch im Ticketsystem. Bei international verteilten Teams ist es ein Problem, wenn man das mal vergisst und es schleichen sich Fehler ein. Die Lösung: Man hat vor den Boards eine Kamera installliert, die alle halbe Stunde ein Bild macht. Auf den Karten stehen QR-Codes. Diese werden gescannt und mit der Position auf dem Board verglichen. Wenn sich also ein QR-Code verschiebt, hat sich auch das Kärtchen verschoben und damit das ganze Ticket. Oder anders: Verschiebt man die Karte auf dem Board, ist die Änderung kurze Zeit später auch im Ticketsystem.

Wie das in der Praxis aussieht, kann man an diesem Video gut sehen:

Achtung, YouTube!

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[JimKanBan – Digitize your Kanban boards]

… und es gibt sogar eine eigene Website: http://jimkanban.jimdo.com/ . Angeblich will man ab in etwa einem Monate das System dort releasen.

Habenwill!