Warum man in der Launchphase nicht auf das Daily Scrum verzichten sollte

Auch bei uns läuft nicht alles rund und so passiert es hin und wieder mal, dass trotz aller Erfahrung, Erklärungen und Bemühungen in unseren Projekten komische Dinge passieren, mit denen man irgendwie nicht gerechnet hat. So vermeldete eines Tages das Projektmanagement einer unserer Kunden während der heißen Launchphase, aus Zeitgründen auf das Daily Scrum verzichten zu wollen. Schließlich stimmen sich alle Projektbeteiligten auch so untereinander ab. Die Zeit, die für das Daily Scrum aufgewendet wird, könne man besser in den Launch investieren. Die Entscheidung steht fest und ist indiskutabel. Das ist der Moment, in dem sich in einem Scrum Master alles zusammen zieht und er tief Luft holen muss: Der Kunde ist König.

Was im Daily Scrum passiert

Beim Daily Scrum trifft sich das Scrum Team zur gemeinsamen Abstimmung und Informationsaustausch. Wie der Name schon verrät, findet es täglich statt und dauert je nach größe des Teams eine viertel Stunde. Im Idealfall versammelt sich das Team morgens zum Arbeitsbeginn vor dem Scrum Board. Hier hängen in Form von Kärtchen alle User Stories, die im aktuellen Sprint umgesetzt werden sollen. Das Board selbst ist mindestens unterteilt in die Bereiche „To Do“, „In Progress“ und „Done“. Dadurch wird ersichtlich, welche User Story gerade in Arbeit oder fertig ist bzw. welche Features als nächstes umgesetzt werden sollen. Mit einem Blick auf dieses Board beantwortet jeder im Scrum Team die Fragen:

• Welche User Stories habe ich seit dem letzten Daily Scrum fertiggestellt?
• An welcher User Story arbeite ich gerade bzw. als nächstes?
• Was behindert mich bei meiner Arbeit?

Die Antwort pro Frage wird mit 1-2 Sätzen möglichst kurz gehalten. Dadurch erhält das Team auf einfache Art und Weise sehr schnell einen Überblick, wo es gerade im Sprint steht. Speziell die letzte Frage ist besonders spannend, da sie sogenannte Showstopper aufdeckt. Sprich Hindernisse, die die Weiterentwicklung von User Stories behindern und damit das Erreichen des Sprint-Ziels gefährden. Schon während des Daily Scrum sollte kurz besprochen werden, wie diese Hindernisse aus dem Weg geräumt werden können. Auch kurze Fragen und Diskussionen sind erlaubt. Allerdings sollte dabei immer darauf geachtet werden, dass der Zeitrahmen des Daily Scrum nicht gesprengt wird. Komplexe Themen sollten außerhalb dieses Meetings diskutiert werden. Man darf sich im Daily Scrum auch durchaus enthalten, indem man „Ich hab nichts neues, bin immer noch am Thema XY.“ sagt. Das macht insbesondere dann Sinn, wenn man mehrere Tage an einer User Story arbeiten muss. Dadurch lässt sich das Daily Scrum zusätzlich verkürzen und man langweilt das Team nicht mit sich wiederholenden Informationen.

Wenn es langweilig wird

Das Daily Scrum ist ein festes Ritual im Tagesablauf eines Scrum Teams. Durch die Häufigkeit dieses Meetings schleicht sich sehr gerne ein gewisser Trott ein. Die Teilnehmer sind nicht mehr wirklich aufmerksam, hören nicht zu, jeder leiert monoton seinen Aufsatz herunter und eigentlich wollen alle nur, dass es schnell vorbei geht. Damit es erst gar nicht so weit kommt, kann man mit einfachen Mitteln das Daily Scrum abwechslungsreicher gestalten:

• Die Reihenfolge der Sprecher im Daily Scrum ist immer gleich. Abhilfe könnte ein „Sprechball“ bringen, der zufällig in der Runde hin und her geworfen wird. Derjenige, der den Ball hat, darf reden.
• Keiner hört so richtig zu. Der nächste Sprecher muss das vorher gesagte kurz zusammenfassen. Eine Art „Ich packe mein Koffer und nehme mit…“ und wer das vorher gesagte nicht zusammenfassen kann, muss eine Runde Nervennahrung spendieren.
• Die Daily-Scrum-Fragen öden an. Hier hilft hin und wieder die Fragestellung zu ändern (z.B. „Mein gestriges Ziel war… mein heutiges Ziel ist…“) oder wechselnde ergänzende Fragen (z.B. „Was war deine Erkenntnis des gestrigen Tages?“, „Was ist dein Wunsch für heute?“).

Der Fantasie sind eigentlich keine Grenzen gesetzt. Oft genügen schon kleine Änderungen, um frischen Wind in das Daily Scrum zu bekommen.

Da war noch was…

Wie ging denn nun die Geschichte mit dem Eingangs erwähnten Launch aus? Die gute Nachricht: Den Launch haben wir trotzdem geschafft. Das lag aber nicht daran, weil wir widerwillig auf das Daily Scrum verzichtet haben, sondern an den guten Entwicklern – sowohl auf Kundenseite als auch auf unserer Seite. Prinzipiell hat das Management mit der Aussage, dass sich die Projektbeteiligten ohnehin untereinander abstimmen, sogar recht. Allerdings hat dieses spontane Abstimmen entscheidende Nachteile:

• Die Leute werden ohne Vorwarnung aus ihrer Arbeit herausgerissen und verlieren den Fokus. Das wirkt sich negativ auf die Qualität der Arbeitsergebnisse aus. Es enstehen ungewollt Flüchtigkeitsfehler und die Umsetzung von Features dauert länger.
• Eine themenübergreifende Abstimmung findet nicht mehr statt. So werden beispielsweise von Entwickler A und B Features an unterschiedlichen Stellen in der Software implementiert, die sich wegen gemeinsamer Abhängigkeiten dennoch direkt beeinflussen und Fehler verursachen. Die Abhängigkeiten müssen langwierig aufgelöst werden. Auch hier dauert die Umsetzung der Features länger.

So ähnlich ist es uns auch ergangen. Endlose Feedbackschleifen, Spontan-Telefonate zur Abstimmung von Vorgehensweisen, das Beantworten von Fragen oder das wegen Ungereimtheiten mehrfache Anpassen der Software für ein und das selbe Feature haben die Entwicklung deutlich verlangsamt. Natürlich hat dieser „Hey Joe!“-Modus für Frust gesorgt und Zeit gefressen. Das Daily Scrum reduziert innerhalb von 10-15 Minuten einen Großteil der beschriebenen Phänomene. Eine viertel Stunde, auf die man gerade wegen eines anstehenden Launches nicht verzichten sollte.

Welche Erfahrungen habt ihr mit dem Daily Scrum gemacht?