„Im zweiten Teil der Sprint-Planung plant das Entwicklungsteam im Detail, welche Aufgaben (Tasks) zum Erreichen des Sprint-Ziels und zur Lieferung der prognostizierten Product-Backlog-Einträge notwendig sind. […] Ergebnis ist das Sprint Backlog: der detaillierte Plan für den nächsten Sprint. Er enthält die für den Sprint geplanten Product-Backlog-Einträge und die Aufgaben zu deren Umsetzung.” Aus dem Wikipedia-Artikel über Scrum.
Das alte Planning II
Das Team sitzt im Konferenzraum um den großen Tisch und starrt auf eine User Story an der Beamerleinwand. Unser Scrum Master hat den Flipchartmarker gezückt; vor sich einen Stapel Karteikarten. Geduldig blickt er in die Runde und wartet darauf, dass ihm das Team einzelne Tasks diktiert, die zur Erledigung der Story nötig sind. Es dauert eine ganze Weile, bis der erste zögerlich ein „Datenmodell aufstellen” in den Raum murmelt.
Eine viertel Stunde später haben sich zwei Teammitglieder über den genauen Inhalt der Story gestritten, der Scrum Master ist sauer, weil er mit dem Schreiben nicht hinterherkommt und das restliche Team blickt sehnsüchtig in leere Kaffeetassen.
Das Meeting endet nach zwei bis drei Stunden mit einem Stapel wenig aussagender Karten mit Tasks zu jeder Story, einem genervten Team und einem enttäuschtem Scrum Master.
Planung des Planning
Wir haben das so oder so ähnlich über viele Sprints durchgezogen, aber irgendwann ging es nicht mehr weiter und wir haben uns ein neues Sprint Planning II einfallen lassen.
Aus der Erfahrung der alten Meetings war uns vor allem wichtig, dass sich alle im Team gleich an der Erstellung der Tasks beteiligen können. Der Scrum Master soll nicht mehr als Schreibknecht missbraucht werden und irgendwie soll Arbeit auch Spaß machen. Ach ja, bessere Tasks wären auch cool.
In mehreren Diskussionsrunden haben wir über das Problem geredet und schlussendlich eine gemeinsame Lösung erarbeitet. Hier wird nun unser neues Format, die „Sprint Planning II Werkstatt” vorgestellt.
[smartblock id=“8664″]Sprint Planning II Werkstatt
Das Team trifft sich im Konferenzraum. An vier Stellen im Raum hat der Scrum Master Stationen für Tickets vorbereitet, an denen Karteikarten, Stifte und Tesafilm bereitstehen. An jeder Station hängt eine User Story mit allen verfügbaren Informationen. Das Team kann sich nun frei im Raum verteilen, sich mit den Stories beschäftigen und Tasks auf Karten schreiben und aufhängen.
Jeder kann so zu den Stories beitragen, bei denen er sich am besten auskennt. In kleinen Gruppen diskutiert das Team über einzelne Karten, hängt wieder welche ab (es gibt einen „Papierkorb” je Station) und ergänzt, was noch fehlt. Auf jeder Karte steht der Name des Autors, so dass man bei Unstimmigkeiten weiß, an wen man sich gezielt wenden kann.
Nach einer Timebox von 10 Minuten wird die Runde beendet. Das kann auch eher erfolgen, wenn das Team anzeigt, dass es mit allen Stories fertig ist. Man trifft sich gemeinsam an der ersten Station, wo die einzelnen Tasks nochmals für alle vorgelesen werden. Mit einem Daumenvoting wird entschieden, ob jeder im Team mit dem Ergebnis einverstanden ist. Zeigt ein Daumen nach unten, so bleibt die Story für die nächste Runde hängen, um nochmals bearbeitet zu werden. Es findet in dieser kurzen Abfrage keine Diskussion statt.
Alle fertigen Stories werden danach abgehängt und die Stationen werden neu gefüllt. Das Team hat wieder 10 Minuten Zeit um Tasks für die neuen Stories zu schreiben oder um über die unfertigen Stories aus der letzten Timebox zu diskutieren.
Das Meeting ist beendet, wenn keine weiteren Stories mehr zu bearbeiten sind und das Team für den kommenden Sprint ein gutes Gefühl hat. Im Schnitt dauert die Planung für einen Sprint nun zwischen 60 bis 90 Minuten.
Das Regelplakat
Um die Regeln jeden Teilnehmer immer vor Augen zu haben, hängt unser Scrum Master an jede Station ein kleines Regelplakat. Unsere aktuelle Version hier als Download.
Fazit
Mit unserer neuen Art der Schätzrunde haben wir für unsere Sprints viel erreicht. Wir gehen inzwischen mit Spaß in das Sprint Planning II und kommen mit verlässlichen Tasks wieder aus dem Konferenzraum. Das ganze Team beteiligt sich aktiv, und der Scrum Master wird nicht mehr als Schreibkraft missbraucht. Außerdem haben wir die benötigte Zeit für das Planning II dabei um die Hälfte reduziert und dabei die Qualität des Ergebnisses massiv gesteigert.
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