Das Maßnahmenboard: Eine Hilfe zum Arbeiten mit guten Vorsätzen

Zum Jahreswechsel werden gute Vorsätze gefasst – genauso wie in Sprint-Retrospektiven. Man beschließt Dinge, die im weiteren Projekt-Verlauf besser gemacht werden sollen als in der Vergangenheit. Doch wie die guten Vorsätze, verlaufen sich die Verbesserungsmaßnahmen schnell im Arbeitsalltag und geraten über der täglichen Routine wieder in Vergessenheit.

Zu oft bestehen die Maßnahmen nicht lange genug, um in der nächsten Sprint-Retrospektive überhaupt noch einmal auf Erfüllung bzw. Verbesserung überprüft zu werden. Selbst wenn das Team es schafft, während eines Sprints effektiv an ein oder zwei Themen zu arbeiten, geraten kleinere und gerade weniger akute Punkte garantiert aus dem Fokus oder werden ganz vergessen.

Das Maßnahmenboard als Gedächtnisstütze

Um erarbeitete Verbesserungsmaßnahmen besser im Gedächtnis zu behalten und diese in den Arbeitsalltag einzuflechten, kann ein „Maßnahmenboard“ ein geeignetes Mittel sein. Das Board ist ähnlich einem Kanban-Board aufgebaut und besteht aus fünf Spalten: 0, 1, 2, 3, Done. Jede Maßnahme, die dem Team wichtig erscheint, wird auf eine einzelne Karte geschrieben und in die Spalte 0 gehängt.

Obwohl sich das Maßnahmenboard gut eignet, um mehrere Ziele im Auge zu behalten, sollte man trotzdem darauf achten, nur klar gekapselte und auch messbare Maßnahmen niederzuschreiben und das Board nicht „zuzumüllen“.

Arbeiten mit den Maßnahmenboard

Nun sind die zu verbessernden Themen klar definiert und für alle sichtbar festgehalten. Im nächsten Schritt sind die einzelnen Themen-Karten in regelmäßigen Abständen im Team durchzugehen: Nach Möglichkeit liest der Scrum-Master (bei der Spalte 0 beginnend) jede Karte vor und das Team entscheidet, ob Verbesserungen auf diesem Gebiet erzielt wurden oder nicht. Ist das Team der Meinung, sich ausreichend verbessert zu haben, wandert die Karte eine Spalte weiter. Ist aber auch nur ein Team-Mitglied dagegen, die Karte weiter zu hängen, verbleibt sie in der aktuellen Spalte. Sollte sich das Team einig sein, dass man sich auf dem entsprechenden Gebiet sogar verschlechtert hat, kann eine Karte auch weiter nach hinten gehängt werden.

Eine Maßnahmen-Karte muss also mindestens vier Mal vom gesamten Team als erfolgreich umgesetzt betrachtet werden, bevor sie als done/erledigt gilt. Sollten Themen, die bereits als done abgehakt wurden, wieder aufpoppen, können die zugehörigen Karten reaktiviert werden und müssen den (gesamten) Prozess erneut durchlaufen. Je nachdem wie viel Handlungsbedarf das Team sieht, wird die Karte in eine der vorherigen Spalten gehängt. Wobei es sich empfiehlt, mit der Karte wieder in Spalte 0 einzusteigen, da vermutlich nur schwerwiegende Probleme dazu führen, eine Maßnahme erneut anzugehen, an der bereits so intensiv gearbeitet wurde, dass das Team sie als erledigt angesehen hat.

Das Zeitintervall zur Evaluation der Maßnahmen kann individuell gewählt werden (genauso wie natürlich die Spaltenanzahl des Boards dem Team bzw. Projekt angepasst werden kann).

Bisher konnte ich erst in einem Projekt mit einem Maßnahmenboard arbeiten, dabei wurden die Karten im Rahmen des Daily StandUps durchgesprochen und evaluiert. Durch die tägliche Beschäftigung mit den Themen bekam man diese immer wieder ins Gedächtnis gerufen. Sie waren dementsprechend präsent und jedes Teammitglied wusste, was genau mit den einzelnen Karten gemeint ist – dadurch konnte das gesamte Maßnahmenboard problemlos mit geringem zusätzlichen Zeitaufwand (deutlich weniger als 5 Minuten) im Rahmen des Daily StandUp durchgearbeitet werden.

Nicht immer waren Maßnahmen sinnvoll zu betrachten, da der aktuelle Projektstatus das betreffende Problem nicht abgebildet hat. So beispielsweise der Vorsatz, zu umfangreiche Stories während eines Sprints noch weiter aufzusplitten. Eine solche Maßnahme lässt sich nicht umsetzen, wenn im aktuellen Sprint keine zu umfangreichen Stories enthalten sind.
Letztendlich muss jedes Team hier einen Rhythmus finden, der ihm geeignet erscheint.

Fazit

Das Nutzen und Pflegen eines Maßnahmenboards erfordert zeitlich gesehen einen gewissen Mehraufwand (wie alle Scrum-Artefakte), rechtfertigt diesen aber durch die kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsprozesses und das Commitment des gesamten Teams auf eben diesen.