Das Richtige machen

Als agiler Coach sage ich den Leuten immer wieder, dass sie eine Sache nach der anderen tun sollten. „Stop Starting, start finishing“, lautet das Mantra.

Aber womit sollte man als erstes beginnen? Was ist wichtig? Was liefert den größten Wert? Heute stelle ich dir zwei einfache Techniken vor, die helfen können.

Zwei Dimensionen: Eisenhower-Matrix

Der US-General – und 34. Präsident der USA – soll die folgende Matrix benutzt haben, um zu entscheiden, was jetzt zu tun, was als nächstes zu tun, was zu delegieren und was zu lassen ist.

Um es wie „Ike“ zu machen, gehst du einfach alle deine Aufgaben/Dinge auf dem Schreibtisch durch und legst sie in einen der vier Quadranten der Matrix.

So hast du zwei Dimensionen, um die Aufgaben zu kategorisieren; eine sehr einfache und praktische Methode. Für den Anfang.

Aber was ist, wenn die Welt um uns herum ein bisschen komplizierter ist? Warum versuchen wir nicht einen anspruchsvolleren, aber immer noch praktischen Ansatz?

Weighted Shortest Job First

Über diese Idee bin ich (wieder) gestolpert, als ich vor Jahren ein Training zum Scaled Agile Framework (SAFe) hatte. Es beginnt alles mit einem Formular.

Das Formular

Das Mittel der Wahl ist ein einfaches Blatt Papier oder eine Tabellenkalkulation mit den folgenden Spalten.

• Aufgabe
• Geschäftswert
• Dringlichkeit
• Risikominimierung|Chancenerhöhung
• Aufgabengröße
• WSJF (berechnet)

Schreibe die zu erledigenden Dinge in die Aufgabenspalte. Mache einen Brain Dump. Das war’s erstmal. Konzentrieren wir uns auf die nächsten Spalten. Was bedeuten sie alle?

Geschäftswert

Was ist der Benutzer- oder Geschäftswert, der durch die Erledigung der Aufgabe generiert wird? Als Lean-Thinker konzentrieren wir uns immer (wenigstens bitte vorwiegend) auf den Mehrwert für den Kunden, oder?

Dringlichkeit

Ist die Aufgabe Dringlich? Muss es jetzt getan werden, oder kann es vielleicht warten?

Risikominimierung|Chancenerhöhung

Reduziere ich das Risiko für mich, das Produkt, das Projekt, meine Firma, indem ich die Aufgabe erledige? Erhöhe ich die Chancen für mehr Geschäft, mehr Umsatz, mehr Kunden, neue Projekte, indem die Aufgabe erledigt wird?

Aufgabengröße

Dazu muss nicht viel gesagt werden, oder? Nur als kleiner Vorgriff: Keine Angst, wir brauchen hier keine Analysen, sondern nur eine relative Größe.

Ausfüllen der Spalten

Den Rest des Formulars füllst du spaltenweise aus (das ist wichtig, sonst beschummelst du dich selbst und kannst dir die Übung sparen). Beginnen wir mit dem Geschäftswert und nehmen ihn als Beispiel.

Identifiziere die Aufgabe mit dem geringsten Benutzer-/Geschäftswert und gebe ihr eine 1. Ordne dann die anderen Aufgaben relativ dazu. Verwende dazu die modifizierte Fibonacci-Folge von 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100. Wenn eine andere Aufgabe das Fünffache des Benutzerwerts liefert, bekommt sie eine 5. Sind zwei Aufgaben doppelt so „wertvoll“ wie unsere Eichaufgabe mit der 1, bekommen beide eine 2. Fülle die ganze Spalte aus. Alle Aufgaben brauchen eine Relative Gewichtung zur Eichaufgabe. 

Diese Werte sind nur Schätzungen! Mach bloß kein Meeting mit dir selbst oder (noch schlimmer) eine Besprechung mit 12 Experten, sondern klebe einfach eine Zahl an die Aufgabe. Benutze dein Bauchgefühl!

Zur nächsten Spalte: Dringlichkeit. Etwas, das irgendwann mal gemacht werden könnte, bekommt eine 1 … (Eine Idee, damit das „relativ“ besser funktioniert: Wann ist die Deadline? 1 = in einem Jahr, 2 = in einem halben Jahr, 3 = in 4 Monaten, 5 = 2,5 Monate, …, 40 = eine Arbeitswoche, 100 = 3,6Tage).

Jetzt fehlt noch Risikominimierung|Chancenerhöhung („Was reduziert mein Risiko am wenigsten und bringt mir die wenigsten Chancen?“ => 1) und Aufgabengröße („Was nimmt die wenigste Zeit in Anspruch?“ => 1).

Wenn alle Spalten nacheinander ausgefüllt sind (Ich meine das ernst! Am besten deckst du die anderen Spalten jeweils zu.) können wir den …

WSJF berechnen

Um den WSJF zu berechnen, werden die Werte der drei Spalten – Geschäftswert, Dringlichkeit und Risikominimierung|Chancenerhöhung – addiert und durch die Aufgabengröße geteilt. Nichts dickes, oder?

\(WSJF = \frac{Geschäftswert + Dringlichkeit + Risikominimierung|Chancenerhöhung} {Aufgabengröße}\)

Was sollte ich als nächstes tun?

Wähle die Aufgabe mit dem höchsten WSJF und erledige sie, hake sie von Ihrer Liste ab, fahre mit der nächsthöheren WSJF fort und so weiter. 

Ja, genau … Als ob ich meine Liste abhaken könnte, ohne dass neue Dinge dazukommen. Wenn das passiert, füge sie einfach zur Liste hinzu und bewerte die gesamte Liste neu. Das heißt, lösche alle Werte und fange an, die Spalten neu zu füllen. Auch das ist wichtig und vielleicht hast du auch neue Erkenntnisse zu den anderen Aufgaben bekommen, die in deine Bewertung einfließen. Eine Neubewertung schadet hier nicht.

Ist das wirklich eine gute Idee?

Lass uns das auf die Probe stellen. Für dieses kleine Experiment reduzieren wir es auf nur zwei Dimensionen (Wert und Zeit). Nehmen wir an, wir haben eine kleine Aufgabe (rosa), die eine Funktion bereitstellen würde, die nach dem Ausrollen täglich einen Wert von € 200 liefert. Es würde einen Tag dauern, sie zu erledigen. Nun haben wir ein zweites Feature im Wert von € 400 (rot). 

Wie wir alle wissen, neigen größere Dinge dazu, riskanter zu sein und mehr Koordination zu erfordern. Lass uns also annehmen, dass die Fertigstellung drei Tage dauern wird. Unsere Intuition sagt uns, dass wir das große Feature zuerst in Angriff nehmen sollten, weil es mehr Wert bietet. Nun, sehen (bzw. zählen) wir selbst!

Wie sieht es aus, nachdem wir beide Features an einem Tag in Produktion genommen haben? Wie viel haben wir verdient?

Großes zuerst: € 1000,-
Kleines zuerst: € 1200,-

Indem wir einfach entgegen der Intuition gehandelt und den kleinen Spielfilm zuerst gemacht haben, haben wir € 200 mehr verdient. Und ich spreche hier noch nicht einmal über Cash flow und Verzinsung. Betracht man das zusätzlich, sind die positiven Effekte sogar noch größer …

Tut das Richtige zuerst!

Mit der Eisenhower-Matrix bekommst du sehr schnell einen ersten Überblick. Und mit Weighted Shortest Job First kannst du mit nur wenig Aufwand viele Dinge in die richtige Reihenfolge bringen und anfangen einen Mehrwert für den Kunden und dein Unternehmen zu schaffen.