Wie wir OKR in unsere Teamarbeit integriert haben

Das partizipative Zielsystem OKR (Objective and Key Results) erlebt in meiner Wahrnehmung einen wachsenden Zuspruch. Viele Artikel und Blogposts befassen sich mit der hypothetischen Implementierung des OKR-Framework in Organisationen. Denn eine finale Blaupause für die Implementierung von OKR gibt es nicht. Sie ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich und hängt von einer Menge Faktoren, wie z. B. Größe, Hierarchie, Struktur, Kultur, Flexibilität und Reifegrad ab. Ich möchte anhand eines Beispiels erläutern, wie OKR in unsere Teamarbeit integriert wurde.

Eine Anmerkung vorab: Ich werde die einzelnen Rituale/Bausteine von OKR in diesen Blogpost nicht näher ausführen. Die Inhalte setzen an dem Punkt an, an dem die Company OKR bereits ausgearbeitet und den einzelnen Teams kommuniziert wurden.

Wie erfolgt die OKR-Findung bei uns im Team?

Ich arbeite im Team CWT bei Mayflower. Wir beschäftigen uns mit der Konzeption, Planung und Durchführung von Consultings, Workshops und Trainings. Man könnte unser Team also als Business-Unit bezeichnen.

Die erste Herausforderung für jedes Team besteht darin, sich aus den Company OKR passende Team OKR abzuleiten. Diese OKR sollten nach Möglichkeit auf die Company OKR einzahlen, das bedeutet, dass sie zur Erreichung der übergeordneten OKR beitragen sollten. Zusätzlich gilt es, ambitionierte, aber dennoch erreichbare OKR auszuarbeiten, die das Team nicht überfordern dürfen, gut messbar sind und keine Lagging Indicators enthalten dürfen. Keine leichte Aufgabe. Soweit zur Theorie. Wie gehen wir das in der Praxis an?

In sieben Schritten zur OKR-Findung

Schritt 1: Nach Bekanntgabe der Company OKR führen wir ein Teammeeting durch, zu dem alle Teammitglieder eingeladen sind.
Zeitinvest: 2-3 Stunden, timeboxed. Zielsetzung für das Meeting: Ausarbeitung eines finalen Team-OKR-Sets, das wir in unser OKR-Tool (wir verwenden Workpath) übertragen können. 

Wir berücksichtigen zusätzlich die Ergebnisse aus unserer letzten OKR-Retrospektive. Das gibt uns die Chance, unsere Learnings in das neue OKR-Set einfließen zu lassen. Ich gehe darauf im Blogpost noch näher ein.

Schritt 2: Jedes Teammitglied bringt zum Meeting seine Vorschläge für die kommenden Objectives und Key Results mit. Nach einer kurzen Vorstellung der Vorschläge erfolgt das Clustern nach Themenfeldern, welche in den nächsten Schritt mitgenommen werden.

Schritt 3: Nun erfolgt ein Voting dieser Themenfelder. So erhält man eine gute Orientierung, welche Themenfelder in welcher Reihenfolge angegangen werden sollten.

Schritt 4: Ausarbeitung, Verfeinern und Pitchen der Objectives. Die Vorschläge aus Schritt 2 bieten dazu eine gute Basis.

Wir haben uns auf ein (1) Objective festgelegt, um einen guten Focus auf das wichtigste Thema im kommenden Zyklus zu setzen. Bisher hat sich das für uns als sehr positiv dargestellt.

Schritt 5: Ausarbeitung, Verfeinern und Pitchen der Key Results zu dem Objective. Die Vorschläge aus Schritt 2 bieten dazu eine gute Basis.

Wir haben uns auf drei (3) Key Results festgelegt, um einen guten Fokus auf das wichtigste Thema im kommenden Zyklus zu setzen. Bisher hat sich das für uns als sehr positiv dargestellt.

Schritt 6: Annäherung und Pitchen des Mengengerüstes der Key Results.

Schritt 7: Ausarbeitung und Ergänzung der Erläuterungstexte für Objectives und Key Results. Diese helfen anderen in der Mayflower-Crew, die Beweggründe und Ausrichtung unseres OKR-Sets besser zu verstehen.

Welche Rituale haben wir wie umgesetzt, um OKR in den Alltag zu integrieren

Ist die erste Herausforderung gemeistert, gilt es am Ball zu bleiben und kontinuierlich an der Erreichung der OKR zu arbeiten. Um das zu ermöglichen, haben wir uns dazu entschieden, diese zwei Rituale wöchentlich durchzuführen:

Monday Commitment: Einen Teil unseres wöchentlichen Plannings nimmt das Monday Commitment ein. Dort planen wir für die laufende Woche, welche Aktionen erfolgen müssen, um einen Fortschritt bei den OKR zu erzielen.

Friday Wins: Wir aktualisieren den Fortschritt der einzelnen Key Results am Ende der Woche. Erfolge werden gefeiert, es gibt aber auch einen kritischen Blick darauf, was in der Woche zu kurz gekommen ist, und in der Folgewoche stärker in den Fokus gerückt werden muss.

Retro, und Learnings aus dem vergangenen Zyklus

Ein OKR-Zyklus dauert bei Mayflower vier Monate. Um Fehler und Learnings aus dem vergangenen Zyklus aufzuarbeiten, setzen wir zum Ende jedes OKR-Zyklus eine Retrospektive an. Ziel einer solchen Retro sollte es sein:

• Herauszufinden, was im letzten OKR-Zyklus gut gelaufen ist und mit in den neuen OKR-Zyklus übernommen werden sollte.
• Herauszufinden, was im letzten OKR-Zyklus nicht rund gelaufen ist und in der Form nicht in den neuen OKR-Zyklus übernommen werden sollte.
• Konkrete Vorschläge auszuarbeiten, was im nächsten OKR-Zyklus anders bzw. besser gemacht werden kann.

Nehmt euch die Ergebnisse aus der Retro mit ins Teammeeting. Sie sollten beim Ausarbeiten des neuen OKR-Sets jedem bewusst sein und berücksichtigt werden!

Umgang mit nicht erreichten OKR

Bei OKR geht es nicht um eine hundertprozentige Erreichung der gesteckten Ziele. Das und die Tatsache, dass man sich beim Suchen eines ambitionierten Ziels ab und an schlicht verschätzt, führt dazu, dass am Ende eines Zyklus meist nicht alle OKR erreicht werden können. Was die Frage aufwirft, wie wir im Team mit diesen nicht erreichten OKR umgehen. Unterm Strich ist es aber eine Entscheidung zwischen diesen beiden Optionen:

1.) Ergibt es Sinn, das Objective im kommenden Zyklus nochmal zu setzen? Bringen die OKR auch im kommenden Zyklus einen echten Mehrwert für das Unternehmen und unser Team? Also zahlen sie ebenfalls auf die neuen Company OKR ein? Dann sollte ein Weg gefunden werden, die OKR ggf. in überarbeiteter Form in den neuen Zyklus zu überführen.

2.) Ist das nicht gegeben, also gibt es keinen echten Mehrwert mehr für Unternehmen oder Team? In diesem Fall ist es besser, einen Haken an die OKR zu machen und die Energie lieber in neue OKR zu stecken. 

Fazit

Wir konnten die für uns relevanten OKR-Rituale recht gut in unsere bestehenden Strukturen innerhalb der Arbeitswoche integrieren. Dazu hat es bei uns nicht mehr als eine Überarbeitung der Agenda und Inhalte der bestehenden Termine gebraucht. 

Aber jedes Team ist anders. Daher würde mich interessieren, wie ihr OKR bei euch im Team integriert habt? Habt ihr einen ähnlichen Weg gewählt? Ich freue mich auf die Diskussion mit euch. Gerne auch im OKR-Bereich unseres Forums.

Falls es mit der OKR-Implementierung noch nicht so ganz klappen sollte, schaut doch mal bei unseren OKR-Trainings vorbei.

Abschließen möchte ich meinen Blogpost noch mit einem, wie ich finde, ganz passenden Zitat von Yogi Berra:

If you don´t know where you´re going, you might not get there.