Team Canvas

Fluide Organisationen, volatile Team-Zusammensetzung, Reorganisation, Kündigungen im Team, neue Kollegen, Integration neuer Teammitglieder, neue Produktschnitte oder zusätzliche Produkterweiterungen. Die Liste der Gründe eine vollständige oder auch nur teilweise Änderung der Team-Zusammensetzung ist lang. 

Nun heißt es, schnell wieder in die Performing-Phase kommen
(nach Tuckman Model). Wie das Team Canvas dabei helfen kann, erkläre ich jetzt.

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Why?

Kollaboration ist der Kitt für produktive Teamarbeit. Starke Beziehungen und Vertrauen sind wichtig für die Zusammenarbeit. Beides ist das Ergebnis von engagierten Menschen, die sich gemeinsam bemühen.

Das Team Canvas hilft, diesen wünschenswerten Zustand zu moderieren und zu unterstützen. Deshalb sehe ich das Team Canvas als Bestandsaufnahme und festen Teil der Teamentwicklung, denn die Grundbegriffe der Teamarbeit können regelmäßig reflektiert werden.

Darüber hinaus bietet es noch weitere Vorteile:

• Es hilft, Maßstäbe für die Leistung zu setzen und Grundregeln zu definieren.
• Es hilft, Werte und Verhaltensweisen zu besprechen und Eigenverantwortung zu formen. 
• Es hilft, Motivation sichtbar zu machen; einerseits durch individuelle Ziele, aber auch den gemeinsamen Auftrag (Purpose).
• Es erzeugt ein gemeinsames Bild und Verständnis. 
• Es stärkt die Gruppenzugehörigkeit und Teamgefühl. (Dass es auch ein Übermaß an Gruppenzugehörigkeit geben kann, habe ich im Groupthink-Artikel erläutert.) 

Durch ein wiederholtes Ausfüllen kann mit dem Team Canvas die Teamentwicklung im Auge behalten werden. Genau das brauchen wir, um gezielt in die Performance-Phase zu kommen. 

Neben der Innenwirkung für das Team kann auch eine Außenwirkung erzeugt werden: Mithilfe des Team Canvas ist auch ein Abgleich mit Stakeholdern oder anderen Teams möglich. Zudem können sich Führungskräfte einen schnellen Überblick über die strategische Ausrichtung, Zusammensetzung und Positionierung des Teams verschaffen, was insbesondere im skalierten Umfeld hochrelevant ist.

Das Team Canvas ist eine Konkretisierung der Gesamtaufgabe und Daseinsberechtigung des Teams. Es macht deutlich, was von der Gruppe erwartet werden kann, aber auch, was die einzelnen Teammitglieder von sich gegenseitig erwarten können. Damit können einige implizite und explizite Missverständnisse ausgeräumt werden.

Team Canvas

Das Team Canvas ist ein Tool, welches die wesentlichen Dimensionen für Teamarbeit schnell und kompakt auf den Punkt bringt. Erfunden wurde das Team Canvas von Alex Ivanov und Mitya Voloshchuk.

Das Besondere ist, dass es zwei Versionen gibt: Eine Basic Version & eine Full Version. Die Basic Version ist vollständig in der Full Version inkludiert.

5 oder 9 Felder – Du hast die Wahl 

An dieser Stelle möchte ich Euch erklären, aus welchen Bereichen sich das Team Canvas zusammensetzt:

1. People & Rolls 

Bitte die Teilnehmer, ihre Namen und ihre Rolle aufzuschreiben. Wenn eine Person mehrere Rollen hat, verwende separate Post-its.

Fragen:

• Wie lauten unsere Namen?
• Welche Rollen haben wir im Team?
• Wie werden wir als Team genannt?

2. Goals

Bitte das Team, sich auf gemeinsame Ziele zu einigen.

Fragen:

• Was wollen wir als Gruppe erreichen?
• Was ist unser wichtigstes Ziel, das machbar, messbar und zeitlich begrenzt ist?

3. Personal Goals

Frage die Teammitglieder nach ihren individuellen Zielen für das Projekt.

Fragen:

• Was sind persönliche Ziele für dieses Projekt?
• Gibt es persönliche Ziele, die wir offenlegen wollen?

4. Purpose

Bitte das Team, einen Schritt über ihr gemeinsames Ziel hinauszugehen, und frage sie, warum sie tun, was sie tun.

Fragen:

• Warum tun wir das, was wir tun, überhaupt?
• Was ist etwas Wichtigeres, das uns dazu bringt, unser gemeinsames Ziel zu verfolgen?

5. Values

Frage das Team nach den zentralen Werten – den wichtigsten Grundsätzen – die es innerhalb des Teams teilen möchte. Das Team sollte sich auf die Werte einigen, so dass jeder die endgültige Liste akzeptiert.

Fragen:

• Wofür stehen wir?
• Was sind unsere Leitprinzipien?
• Welches sind die gemeinsamen Werte, die wir in unserem Team verankern wollen?

6. Strength & Assets

Bitte das Team, die wichtigsten Fähigkeiten (sowohl Hard Skills als auch Soft Skills) und Stärken des Teams zu nennen. Ermutige die Teilnehmer, etwas über sich selbst zu erzählen und wichtige Qualitäten zu erwähnen, die sie bei ihren Teamkollegen sehen.

Fragen:

• Welche Fähigkeiten haben wir im Team, die uns helfen werden, unsere Ziele zu erreichen?
• Welche zwischenmenschlichen/weichen Fähigkeiten haben wir?
• Was können wir als Einzelne und als Team gut?

7. Weaknesses & Development Areas

Bitte das Team, die wichtigsten Schwächen und verbesserungswürdigen Bereiche zu nennen, die sie bei sich selbst sehen, sowie die Hindernisse, denen sie als Team gegenüberstehen. Lege den Schwerpunkt darauf, zu berichten, was die Teilnehmer bei sich selbst finden können, anstatt die Schwächen der anderen zu diskutieren.

Fragen:

• Was sind die Schwächen, die wir haben; sowohl einzeln als auch als Team?
• Was sollten unsere Teamkollegen über uns wissen?
• Welche Hindernisse sehen wir vor uns, auf die wir wahrscheinlich stoßen werden?

8. Needs & Expectations

Bitte das Team, die Bedürfnisse zu äußern, die sie haben, um erfolgreich zu sein. Betrachte dies als Fortsetzung der beiden vorangegangenen Abschnitte: Nachdem die Teammitglieder ihre Stärken und Schwächen zum Ausdruck gebracht haben, sollten sie in der Lage sein, die Bedürfnisse zu formulieren, die sie haben, um ihre Stärken zu verstärken (und trotz ihrer Schwächen ihr Bestes zu geben).

Fragen:

• Was braucht jedes Teammitglied, um erfolgreich zu sein?
• Wie könnte das Team jedem Mitglied bei der Erfüllung seiner Bedürfnisse helfen?

9. Rules & Activities

Bitte das Team, sich auf gemeinsame Regeln und Aktivitäten zu einigen.

Fragen:

• Welche Regeln wollen wir nach dieser Sitzung einführen?
• Wie können wir kommunizieren und alle auf dem Laufenden halten?
• Wie treffen wir Entscheidungen?
• Wie führen wir aus, was wir tun, und wie bewerten wir es?

How to Team Canvas?

Das Team Canvas füllt man gemeinsam aus. Tragt dafür Sorge, dass alle Teammitglieder anwesend sind und genügend Zeit vorgesehen ist. Ihr könnt das Team Canvas auf A1 plotten oder digital bei Mural oder Miro als Template finden. Mehr Vorbereitung benötigt es nicht.

Geht die Felder gemeinschaftlich nacheinander durch und beantwortet die Fragen. Sammelt Eure Stickies und diskutiert anschließend gemeinsam. Kondensiert Eure Stickies, insbesondere bei den Punkten Common Goals, Purpose, Values und Rules & Activities.

Ein Moderator kann hilfreich sein, um die Konversation in Gang zu bekommen oder bei zu kleinteiligen Diskussionen abzuschneiden bzw. zu lenken. Ich würde auch einen externen Moderator empfehlen, sodass auch der Scrum Master Eures Teams als Teammitglied voll und ganz teilnehmen kann. Denn häufig ist es sehr schwer, inhaltlich und gleichzeitig moderativ dabei zu sein.

Die Frequenz – also Wiederholung – könnt ihr individuell bestimmen. Eine kontinuierliche Überprüfung könnte in der Retro integriert werden. Bei größeren Veränderungen und Verschiebungen im Team oder der Umwelt würde ich mir jedoch mehr Zeit nehmen und den Workshop erneut durchlaufen.

Mehr Details findet ihr auf teamcanvas.com/learn.

Individualebene versus Teamebene

There is no I in Team. Und genau das ist manchmal ein Problem. Denn es gibt neben der Teamebene auch die Individualebene, die beachtet werden sollte.

Um eine noch tiefergehende Diskussion und weiteren Abgleich zu ermöglichen, empfehle ich das ,Agile Peer Canvas‘ von Tim Herbig. Diese Ergänzung hilft, ein Verständnis der verschiedenen Personen/Rollen im Kontext des Teams noch besser herauszuarbeiten. 

Das Canvas besteht aus 7 Bereichen, die wie folgt, zu verstehen sind:

 

• Mission: Was ist die Essenz der Person in einem Satz zusammengefasst?
• Do’s: Welche expliziten Tätigkeiten fallen in den Verantwortungsbereich der Person?
• Don’ts: Aus welchen Themen hält sich die Person klar raus?
• Hopes: Was sind die individuellen Erwartungen daran, etwas aus der eigenen Position im Unternehmen zu machen?
• Fears: Was hält den- oder diejenige täglich davon ab?
• Drivers & Motivators: Welche inneren Motive treiben die Person tagtäglich an?
• Informal Role: Welche Aufgaben innerhalb des Teams übernimmt die Person über ihre offizielle Stellenbeschreibung hinaus?

Quelle: Laterale Führung

Hier mal ein fiktives ausgefülltes Beispiel: 

Diese Fragen zeigen auf, wo Verantwortlichkeiten enden und ermöglichen es, einen Kompromiss zu erstellen.

Team-Konflikte frühzeitig identifizieren

Die Methodenkombination aus Team Canvas und Agile Peer Canvas hilft Euch mögliche Team-Konflikte frühzeitig zu identifizieren, Rollenerwartung abzugleichen und auch Entwicklungspotentiale auf der Team- als auch Individualebene zu erkennen. Das sollte die Norming- & Storming-Phasen doch ein bisschen smoother machen.

In diesem Sinne: Auf, auf, performt!