Agiler Adventskalender: Keine Stakeholder beim Review

Ein leidiges Thema beschäftigt uns am zehnten Tag unseres Agilen Adventskalenders. Eines, das ihr bestimmt selbst schon mehr als genug erlebt habt:

Unsere Stakeholder kommen nicht zum Review. Was kann ich tun?

Gemeinsam? Einsam.

Das Team ist versammelt, der Review startet pünktlich. Niemand kommt. Autsch.

Das Ziel des Reviews ist es, das Inkrement gemeinsam mit allen Stakeholdern zu begutachten, die Marktsituation, User-Research-Ergebnisse und mögliche Nutzerziele zu besprechen, um so ein gemeinsames Verständnis für die künftige Produktausrichtung zu schaffen.

Im Rahmen dieses Austauschs und Feedbacks ist es möglich, den nächsten oder auch kommende Sprints anzupassen und dabei einen prüfenden Blick auf die Roadmap zu werfen. Product Backlog Items (PBIs) können angepasst oder erneut sortiert (priorisiert) werden. Oder neue PBIs werden ergänzt oder bestehende PBIs werden gelöscht.

Der Review ist also ein arbeitsintensives und hochrelevantes Treffen. Diese Chance sollte genutzt werden. Meiner Meinung nach ist es ein absoluter Fauxpas, nicht zu erscheinen. Punkt.

Tipps & Tricks

Meine Tipps zum Umgang mit der Situation, dass Stakeholder nicht zum Review erscheinen, möchte ich mit Euch teilen.

Wiederholung ist wichtig

Wiederholung ist wichtig. Sprecht die Einladung auf mehreren Kanälen mehrfach aus. Erklärt dabei, warum der Review wichtig ist. Sprecht gerne eine persönliche Einladung aus. Beauftragt Euren Scrum Master oder Agile Coach, Werbung für den Review zu machen und dabei die Bedeutung zu erläutern. Wenn die Stakeholder die Bedeutung der Reviews verstanden haben, wird eine Teilnahme mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgen.

Wir sind dazu verpflichtet den Stakeholdern zu verdeutlichen, dass sie eine Verantwortlichkeit haben. Ganz mutige Product Owner verabschieden sich mit den Worten: „Wir sehen uns in der Review!“ oder aktualisieren in ihrem E-Mail-Footer oder Slack-Status fortlaufend den kommenden Review-Termin.

Das persönliche Gespräch

Der nächste Tipp kostet etwas Überwindung und benötigt Fingerspitzengefühl: Sucht ein persönliches Gespräch unter vier Augen. Fragt nach, warum die Person nicht erschienen ist.

Einerseits baut die Frage Druck auf bei gleichzeitigem Signalisieren von Interesse, andererseits habt ihr die Chance zu erfahren, weshalb die Person nicht erschienen ist. Häufig scheitert die Teilnahme schlicht aufgrund der Dauer, dem Ort oder dem Zeitpunkt. Auch dafür habe ich Tipps …

Verschiebung

Je nach Situation ist zu prüfen, ob man den Review an einen anderen Zeitpunkt (Verschiebung um +/- 2 Stunden) oder notfalls an einem anderen Tag stattfinden lassen kann, um möglichst viele Stakeholder zu versammeln. Stakeholder mit wenig Zeit können zu Beginn des Termins eingebunden werden und früher gehen. So kann man zumindest schnell Feedback und Informationen austauschen.

Zusammenlegung mit anderen Terminen

Insbesondere in Start-ups und in sehr produktzentrierten Unternehmen werden Reviews und bestehende firmen- oder abteilungsweite Meetings zusammengelegt, um so Feedback und Fortschritte gemeinsam zu teilen. Dies minimiert den organisatorischen Aufwand für alle Seiten.  

Location-based Review

Der Ort des Reviews kann in einen Meetingraum verlegt werden, der näher bei den Stakeholdern gelegen ist – das minimiert den Aufwand für die Stakeholder. Die Reviews können auch an öffentlichen Orten wie der Cafeteria abgehalten werden, sodass man „zufällig‘“daran teilnehmen kann.

Das schafft weitere Anreize, die das Zusammentreffen so angenehm wie möglich machen. Stellt Häppchen, Süßigkeiten, Kuchen oder Pizza zur Verfügung. So triviale Dinge wie Snacks können Teilnehmer in ein Meeting ziehen.

Falls der Review als Videokonferenz stattfindet, ist man ohnehin nur einen Klick entfernt. Wieder eine Ausrede weniger.

Quartalsweise & gesamtheitlich

Eine weitere Option ist eine quartalsweise gesamtheitliche Demonstration des Produkts, wie bspw. der Bazaar bei LeSS oder die Systemdemo aus SAFe. Diese kann auch stark eingebundene Stakeholder involvieren; die geringere Frequenz geht jedoch zulasten des Feedback-Zyklus. In diesem Fall gilt jedoch: „Besser spät als nie!“.

Asynchrone Reviews

Ansonsten helfen Formen der asynchronen Reviews. Nutzt Stationen, an denen das Produkt ausprobiert werden kann. Stellt dazu verschiedene Endgeräte zur Verfügung. Dazu können Feedbackbögen oder Live-Umfragen genutzt werden.

Darüber hinaus können Video-Demos (bspw. aufgezeichneter Screencast) an die Stakeholder versendet werden. Feedback kann wiederum per E-Mail oder Umfragen übermittelt werden. Um anschließend in den Dialog zu kommen, sollten die Kontaktdetails angegeben werden. Bei asynchronen Reviews ist leider kein Austausch zwischen Stakeholdern möglich.

Und ihr ..?

Welche Tipps & Tricks habt ihr, um Stakeholder in Reviews zu ziehen?

Du suchst einen tatkräftigen Entwicklungs-Partner und möchtest mit uns Dein Software-Vorhaben diskutieren? Dann melde dich gerne bei kontakt@mayflower.de 

Du möchtest Dich weiterentwickeln? Dann schaue Dir unsere Trainings an, mit denen Du das nächste Level erklimmst. 

— Agiler Adventskalender —

In unserem Agilen Adventskalender findest Du jeden Tag im Advent Antworten auf die häufigsten gestellten Fragen aus dem Agilen Umfeld. Viel Spaß beim Entdecken!

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