Jobs@Mayflower: Onboarding Remote

Im ersten Teil unserer Serie Jobs@Mayflower haben wir euch gezeigt, wie unser Bewerbungsprozess remote wurde und was wir dabei gelernt haben. Natürlich ist man damit nie „fertig“, aber der Anfang war gemacht.

Im Idealfall ist die Arbeit damit allerdings noch nicht getan. Denn an einen erfolgreichen Bewerbungsprozess knüpft hoffentlich noch ein Onboarding-Prozess an. Und ja, der musste unter diesen Umständen natürlich auch remote werden.

Altbewährt und geschätzt

Unser bisheriger Onboarding-Prozess beinhaltete unter anderem:

• ein Handbuch
• ein Patensystem
• eine firmenweite Einbindung bzw. Vorstellung

Das Handbuch bedeutet, dass wir einen Ort in unserem internen Wiki haben, an dem in einer Sammlung wichtige Themen als Glossar aufbereitet sind und bei Bedarf nachgelesen werden können.

Das Patensystem war auch ein ongoing-Prozess, der aber schon sehr gut implementiert war. Jede*r neue Mitarbeiter*in hatte einen Paten oder eine Patin außerhalb des Teams bekommen, welcher sich verstärkt in der ersten Zeit um den Neuling kümmerte. Wichtige Punkte, die man für seinen erfolgreichen Start mitbekommen sollte, sind darüber hinaus in einem Rezept festgehalten, wobei die Patin bzw. der Pate bei der Bearbeitung der Punkte hilft.

So weit, so gut.

Aber remote einen neuen Job zu beginnen ist eine ganz andere Hausnummer. Wir wollten, dass sich neue Mitarbeiter*innen gerade in Remote-Situationen umso besser und umfassender begrüßt und abgeholt fühlen.

Also hat unser Recruiting-Kreis die Köpfe zusammengesteckt und weitere Ideen erarbeitet. Herausgekommen ist ein vier-Punkte-Plan, der uns dabei hilft, auch Remote neuen Kolleginnen und Kollegen einen guten Einstieg ins Unternehmen zu bieten.

1. Der Puls-Check

Wir haben festgestellt, dass manchmal ein gewisser regelmäßiger „Puls-Check“ praktisch sein kann. Eine halbe Stunde, in der man sich remote mit dem Neu-Mitglied trifft und versucht „seinen Puls zu fühlen“.

Was läuft gut? Was eher nicht? Wo braucht sie/er noch Unterstützung? Auch ein bisschen privater Smalltalk hat hier seinen Platz.

Das bisherige Feedback dazu ist eindeutig: weiter machen!

2. Die Faustregel „Kein Start ohne Team“

Auf manchen Positionen und in manchen Firmenstrukturen kann es passieren, dass man zunächst kein eigenes, „festes Team“ hat. Das ist gerade in der Zeit des mobilen Arbeitens gefährlich – und im Onboarding-Prozess erst recht. Daher gibt es bei uns mittlerweile die Faustregel: „Kein Start ohne Team“.

Auch wenn das für eine*n Entwickler*in nicht das zukünftige Kundenprojekt bleibt, lernt man durch eine Team-Hospitierung Teamabläufe und interne Strukturen kennen und kann sich im Teamumfeld weiter um seine Einarbeitung kümmern.

Auch hiermit haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht. Die Neulinge arbeiten sich mit Pate/Patin und Teamkolleg*innen Stück für Stück durch „ihr Rezept“, lernen zudem den Projektalltag kennen und bekommen für ihre fachliche Entwicklung von Teamkolleg*innen Mini-Tutorials auf- und nachbereitet.

3. Das erweiterte Patensystem

Mehr oder weniger durch Zufall sind wir auch auf die Idee gekommen, das Patensystem um einen Mini-Paten bzw. eine Mini-Patin zu ergänzen.

Ein/e Pate/Patin sollte normalerweise von außerhalb des Teams stammen. In diesem Fall war jedoch ein Pate zufällig mit seinem Patenkind auf einem Projekt gelandet. Wir stellten fest: Das hat Vor- und Nachteile. Aber warum nicht die Vorteile herauspicken und das bestehende System ergänzen?

Die daraus resultierende Idee: Den Paten bzw. die Patin weiterhin außerhalb des Teams belassen und im Team einen Mini-Paten/Patin suchen. Gesagt, getan. Auch hier kam bisher nur gutes Feedback, da jetzt sowohl im Team als auch außerhalb eine fixe Ansprechpartnerin bzw. ein fixer Ansprechpartner da ist, der immer mal wieder ein Auge auf den Neuling hat.

An der Stelle hat sich auch herausgestellt, dass es für beide Seiten angenehmer ist, wenn man sich vorher schon einmal getroffen hat. Egal ob im Remote-Bewerbungsprozess mal kurz dazu geholt oder in einem späteren Meeting: Wenn man sich schon einmal gesehen hat, ist die Aufregung am Anfang sehr viel geringer und man kennt schon das Gesicht zu seinem Gegenüber.

4. Wir vermeiden die peinliche Frage „Wer bist’n Du?“

Der wohl größte Knackpunkt bei den Onboarding-Änderungen war, einen Ersatz für die ursprünglich obligatorische Büroführung mit Teamvorstellung und die nach einer gewissen Zeit anstehenden Standortbesuche zu finden. Das war nicht einfach. Aber wir haben uns getraut und meinen, es gar nicht so schlecht gemacht zu haben.

Warum wir uns bei dem Punkt so angestrengt haben? Es gibt nichts Unangenehmeres, als dass ein Crewmitglied nach einem halben Jahr noch gefragt wird: „Wer bist’n Du?“. Ist das der Fall, hat das Onboarding nicht so gut geklappt.

Da man also gerade nicht einfach durchs Büro laufen und den Kopf in jeden Teamraum stecken kann, haben wir uns Folgendes überlegt: 

Jede*r neue Mitarbeiter*in hat in seinem/ihren Rezept den Punkt:

Tausche Dich kurz, max. 10 Minuten, mit jedem Kunden-Team bei Mayflower aus (Dein Pate hilft Dir gerne bei der Organisation).

Klingt erst einmal nach viel Arbeits- und Zeitaufwand – ist es aber eigentlich gar nicht. Schnell ist ein Meeting-Link erstellt und das Team sagt dem Neuankömmling mal kurz ‚Hallo‘. Egal ob im Anschluss an das Daily oder vor dem gemeinsamen Checkout. Das Team kann man immer fix zusammentrommeln/-halten. Und selbst wenn mal eine/r fehlt … das war im Office sicherlich nicht anders.

Das neue Crewmitglied lernt so nicht nur die Projekte und „Nachbarteams“ der Firma kennen, sondern auch die verschiedenen Teamgrößen, sieht Gesichter wieder, die vielleicht vorher im Bewerbungsprozess schon einmal vorgekommen sind, und auch wenn man sich nicht direkt alle Namen merken kann, sieht die Crew zumindest mal das neue Gesicht.

In unseren Augen eine plausible Lösung!

Jobs@Mayflower

Egal ob remote oder vor Ort: Man ist nie fertig!

Abschließend noch ein Tipp: Jede Verbesserung und jede Ergänzung ist natürlich gut und ein Fortschritt. Aber genauso wie man bei anderen Prozessverbesserungen „nie fertig ist“, ist das hier auch der Fall.

Wir sind beispielsweise gerade dabei, unser Handbuch erneut zu erweitern, es noch umfangreicher und zugleich übersichtlicher zu gestalten. Es hat sich gezeigt, dass einfach zu viel Informationen in den ersten Tagen/Wochen keinen Sinn ergeben. Es ist gut, wenn man wichtige Punkte nachlesen kann, wenn man sie braucht. Zu viel Infos direkt am Start sind erschlagend und geben dem neuen Crewmitglied nur ein ungutes, überforderndes Gefühl.

Und natürlich wären wir keine agile Firma, würden wir jetzt nicht sagen: Das Wichtigste ist und bleibt der Ansatz „inspect & adapt“. Nicht einfach etwas ewig so weiter machen, nur weil das so mal erarbeitet wurde.

Macht Feedback-Schleifen, hinterfragt die neu eingeführten Prozesse und verändert sie gegebenenfalls wieder. Bei uns sind bereits einen Monat nach Beginn Gespräche mit den Mitarbeiter*innen geblockt, in denen wir Feedback zu dem Remote-Onboarding-Prozess und den Remote-Änderungen haben wollen.

Lob ist angenehm, aber Verbesserungsvorschläge wertvoll.