Jobs@Mayflower: Bewerbungsprozess Remote

Mitarbeiter sind bereits seit fast einem Jahr im Homeoffice, Kunden arbeiten remote mit uns zusammen und auch unsere Meetups halten wir online ab – es scheint also, als würde alles soweit laufen, aber:

Was ist mit unserem Bewerbungsprozess?

Das neue Normal

Im Normalfall würden wir interessante Kandidat*innen zunächst einmal zu einem lockeren Kaffeetrinken in unser Office einladen. In entspannter Atmosphäre würde das potentielle Crewmitglied das Team kennenlernen und erste Informationen bekommen. 

Das ist aufgrund der bekannten Situation natürlich nicht mehr möglich gewesen. Auch eine Büroführung oder eine persönliche Besprechung der Probearbeit ist seither unangebracht. Um ehrlich zu sein: Im März stellte man sich schon die Frage, ob es sinnvoll wäre, den Bewerbungsprozess auf Eis zu legen. Was also tun?

Den Bewerbungsprozess komplett lahmlegen? Aber was ist mit unserem Personalbedarf? Ist es möglich, Bewerbungen weiterzuführen und wenn ja, wie?

Wir sagen: Ja. Und wir wollen euch an dieser Stelle einige unserer Lessons Learned vorstellen.

Worauf es bei der Umstellung auf ‚remote’ wirklich ankommt

An der Stelle ist Sympathie wichtiger als hundertprozentige Professionalität.

Wir sind offen und ehrlich mit unseren Bewerbern und kommunizieren unsere Situation genau so, wie sie ist. Die Reaktionen darauf sind durchweg positiv.

Man muss in einer solchen Ausnahmesituation nicht so tun, als hätte man alles im Griff und als wäre man schon vorher darauf vorbereitet gewesen. Das ist schlichtweg nicht wahr und auch nicht authentisch.

Von Beginn an alles wie immer. Nur anders.

Wir haben uns entschieden, seit Beginn der Pandemie keinen einzigen bestehenden Termin abzusagen, im Bewerbungsverfahren weiter voranzuschreiten und Remote-Lösungen zu finden.

Auch wir hatten vorher noch nie von zu Hause aus Bewerber kennengelernt und an vier verschiedenen Orten gemeinsam Kaffee getrunken. Da das aber die einzige Option ist, sich trotz allem kennenzulernen, machen wir es.

Es war anfangs tatsächlich für alle Beteiligten eine neue und ungewohnte Situation. Man kann sich eben nicht so direkt in die Augen schauen wie in einem „echten“ Vorstellungsgespräch. Auch die Stimme klingt irgendwie metallisch und technische Probleme bringen einen doch mehr aus dem Konzept als gedacht.

Dennoch können wir ein Fazit geben: Der Austausch ist trotz allem gegeben – und wir hatten letztendlich immer erfolgreiche Gespräche.

Durch einen spontanen Einfall war selbst eine Improvisation für eine Büroführung drin, da wir per Screen-Sharing eine Diashow von den Büroräumen abspielten und mit dem Bewerber teilten.

So lernt man eben dazu, baut Ideen weiter aus und meistert eine solche Situation.

Was wir euch noch raten können …

Seid offen für neue Tools und Wege, die ihr vorher in der Firma nicht in Betracht gezogen habt. Die aktuelle Situation schreit quasi von Beginn an nach Veränderung und fordert zudem das Thema Digitalisierung in der Firma. Eventuell investiert ihr sogar schon in Prozessänderungen oder Kommunikationswege, die euch auch in der Zukunft zugute kommen.

Vorab-Telefonate oder Kaffeegespräche mit Bewerbern können auch von zu Hause aus geführt werden – auch wenn das Telefon im Office steht. Richtet euch ein Softphone ein oder leitet euch die Anrufe auf das (Geschäfts-)Handy weiter.

Wenn ihr es gewohnt seid, euch mit Kollegen über eingegangene Bewerbungen auszutauschen und sie gemeinsam durchzusprechen, wird das jetzt alleine zu Hause auch schwierig. Aber auch hier gibt es Möglichkeiten: Sprecht die Unterlagen und Details einfach gemeinsam in einer Videokonferenz im Team durch.

Oftmals ist dann doch vieles möglich. Meistens sind es nur Gewohnheiten, die uns anfangs bei Veränderungen hemmen.

Die Königsdisziplin: Remote Assessment Center

Ist der Bewerbungsprozess soweit fortgeschritten, dass nun die Probearbeit anstehen würde, ist das natürlich die nächste und größte Hürde. Aber auch hier konnten wir in der heißen Phase der Pandemie spannende Erfahrungen sammeln.

Wie der Zufall es wollte, stand bei uns keine Dev-Probearbeit, sondern ein Bewerbertag für eine Stabstelle an. Das hat dazu geführt, dass wir keine Programmier-Probeaufgabe nehmen konnten, sondern uns eine Art Assessment Center mit Situationssimulationen überlegen mussten – und das remote.

Mit viel Teamarbeit und intensiver Vorbereitung haben wir es aber tatsächlich geschafft, ein kleines remote Assessment Center auf die Beine zu stellen, das uns und dem Bewerber gefallen hat. Enthaltene Punkte waren sowohl ein Zweitgespräch, als auch zwei bis drei Probeaufgaben und das Kennenlernen der Crew.

Spontanes Kennenlernen im Feierabend

Wir können nicht leugnen, dass es anstrengend war. Gerade der Wunsch des Bewerbers, so viele Crewmitglieder wie möglich kennen zu lernen, stellte uns vor eine Herausforderung. Das ist bei einem Bewerbertag im Büro, bei dem man immer mal wieder auf dem Weg zur Kaffeemaschine neuen Kollegen begegnet oder abends an einem Meetup teilnehmen kann, deutlich leichter zu erfüllen. Wie organisieren wir jetzt remote, dass der Bewerber zufällig irgendwelche Kollegen zu unterschiedlichen Zeitpunkten in einem virtuellen Raum trifft?

Wir haben uns für ein ‚Feierabendgetränk‘ entschieden. Wir haben lediglich announced, ab wann wir in welchem virtuellen Raum nach Feierabend sein werden und dass kommen kann wer möchte. Wäre im Office im Grunde genauso, ein kurzer Plausch nach dem Arbeitstag, mit zufälligen Kollegen.

Gesagt getan – mit in der Spitze 20 Kollegen konnten wir dem Bewerber authentisch Mayflower näher bringen und ihn ordentlich empfangen. Selbst wir als Organisatoren waren begeistert und haben uns gefreut, unsere Kollegen so zahlreich und zufällig zu sehen. Es wurden viele Fragen gestellt, der Bewerber war damit beschäftigt sich Gesichter und Spitznamen zu merken und am Ende hat das Ganze mehr getaugt als erwartet. Der Bewerber war glücklich und unsere Teamkollegen genauso.

Jobs@Mayflower

Fazit & Ausblick

Ja das mag alles komisch klingen, aber wenn ich insgesamt an unseren Remote-Bewerbungsprozess zurückdenke, muss ich sagen, dass man sich schnell an den virtuellen Rahmen gewöhnt. Obwohl ich Kandidaten noch nie physisch und persönlich gesehen habe, habe ich trotzdem das Gefühl, sie ‚zu kennen‘ und eine Einschätzung geben zu können. Da das Feedback des mittlerweile neuen Kollegen aus dem Beispiel von eben ähnlich war, sehen wir die Improvisation als sehr gelungen und freuen uns darüber, dass wir das gemeinsam erarbeitet haben.

Wie lange unser Bewerbungsprozess nun noch remote und unter diesen Umständen stattfinden wird, wissen wir noch nicht. Trotzdem ist es gut, eine Lösung erarbeitet zu haben und reagieren zu können. Denkt alleine an den Aspekt, in Zukunft standortunabhängig zu rekrutieren. Wir sind der Meinung, diese Arbeit ist keinesfalls vergebene Liebesmühe.

Und seht es zudem positiv: Möchte ein Bewerber in solch einer schwierigen Situation mit euch als Firma zusammen arbeiten, wird er das sicherlich auch gerne im “normalen Alltag” tun.

Natürlich freuen auch wir uns immer über weitere Tipps und Ergänzungen von euch. Übrigens erzähle ich euch in meinem nächsten Post, wie wir das Thema Onboarding in der Remote-Situation geregelt bekommen haben.