Einsatz und Kombinationsmöglichkeiten OKR und Scrum 

„Welches der beiden Agilen Frameworks, OKR oder Scrum, sollte ich für meine Projekte verwenden?“

Eine häufig gestellte Frage, die bereits mehrfach an uns herangetragen wurde. Es ist an der Zeit, Klarheit über die Verwendungszwecke dieser genannten Methoden zu schaffen und ihre Kombinationsmöglichkeiten hervorzuheben.

Beide Methoden haben die Agilität als gemeinsamen Nenner und weisen einige Parallelen in der Umsetzung auf. Das ist richtig. Dennoch werden sie auf völlig unterschiedlichen Ebenen eingesetzt und können unterschiedliche Herangehensweisen bieten, um eure organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen.

Daher ist es durchaus möglich, sie miteinander zu kombinieren und in einen gemeinsamen Workflow einzubinden. Wenn ihr dabei jedoch ein paar wichtige Aspekte berücksichtigt, könnt ihr – du und deinen Kolleg*innen – euch viel Frust ersparen.

Wozu OKR

OKR, was für „Objectives und Key Results“ steht, ist ein Zielesystem, das zur Festlegung und Verfolgung strategischer Unternehmensziele verwendet wird.

Es geht also nicht um die Steuerung von Projekten. OKR setzt auf einer höheren, strategischen Ebene an. Wenn von Projekten innerhalb des Einsatzes von OKR gesprochen wird, sind die Initiativen gemeint, die es zur Erfüllung der Key Results braucht.

Aus den Diskussionen auf unserem letzten Product Owner Camp und unseren OKR-Veranstaltungen wissen wir von euch, dass der Einsatz von OKR häufig schiefgeht und es viel Frustration rund um das Thema gibt.

Wozu Scrum 

Greifen wir zuerst einen wichtigen Punkt aus der ersten Fragestellung auf. Scrum zur Umsetzung von Projekten – also als „Projektmanagement-Framework“? Dazu ist es nicht gedacht! Wir erinnern uns: Der Scrum Guide beschreibt Scrum als ein Framework zur Entwicklung, Lieferung und Pflege komplexer Produkte. 

Ein Produkt sollte ein oder mehrere Problem(e) des Users lösen und ist irgendwann mal fertig; in der Regel gefolgt von Optimierungen und Weiterentwicklungen. Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte Aufgabenstellung zur Erreichung eines Ziels. Insofern kann ein Projekt – oder mehrere Projekte – Teil des Lebenszyklus eines Produkts sein. 

Das Hauptziel von Scrum ist es, den Wert durch eine kundenzentrierte Haltung, die Fokussierung auf die Bereitstellung von funktionsfähigen Inkrementen des Produkts zu maximieren. Mehr vom Richtigen zu tun und weniger vom Falschen. Dabei ermöglicht Scrum den Teams, sich auf die Zusammenarbeit, Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung zu konzentrieren, um den Anforderungen und Herausforderungen des Projekts effektiv zu begegnen.

Insgesamt dient Scrum dazu, die Produktivität und Effektivität von Teams zu steigern, die Qualität von Produkten zu verbessern und den Kundenwert zu maximieren, indem es eine iterative, inkrementelle und adaptive Herangehensweise an komplexe Aufgaben ermöglicht.

Wenn ihr gerade merkt, dass ihr Support für eure erfolgreiche Produktentwicklung benötigt, kann ich euch unseren Steffen Hartmann ans Herz legen.

Der Unterschied zwischen OKR und Scrum 

Nochmal zusammengefasst: 

• OKR wird für die Steuerung strategischer Ziele in einer Organisation eingesetzt. 
• Scrum wird in der Produktentwicklung eingesetzt. 

Die Frage, ob ich für meine Projekte Scrum oder OKR einsetze, sollte erstmal beantwortet sein.

OKR und Scrum zusammenbringen

Da ihr euch also nicht länger zwischen OKR und Scrum entscheiden müsst, seid ihr frei, beide Methoden einzusetzen und in eurer Organisation einen Schritt nach vorne zu machen. 

Und natürlich sind weder OKR noch Scrum Methoden, die in allen Organisationen funktionieren. Sowohl Reifegrad als auch Unternehmenszweck spielen dabei eine wichtige Rolle. Prüft gerne vorweg, ob OKR in eurem Kontext das richtige Framework für strategische Organisationsarbeit sein kann. 

Ihr könnt OKR einsetzen, um von eurer Unternehmensvision und Mission strategische Ziele abzuleiten. Nehmt dazu ein Jahresziel auf oberster Organisationsebene als Basis (das „MOAL“ – Midtermin Goal). Mit einem kleinen OKR-Company-Set könnt ihr den Fokus auf ausgewählte, zukunftsweisende Ziele für den kommenden OKR-Zyklus legen. Hier empfehlen wir eine Laufzeit von vier statt drei Monaten. Unserer Erfahrung nach sind drei Monate oftmals zu kurz, um auf strategischer Ebene einen spürbaren Change zu erreichen.

Lasst dann eure Units und Teams mit eigenen OK-Sets „antworten“, um die kreative Kraft und das Fachwissen des ganzen Unternehmens zu nutzen und die strategischen Ziele ganzheitlich zu betrachten. Sorgt für ein gutes Alignment der OKR-Sets untereinander und achtet darauf, dass es nicht zu viel wird. Nochmal: Fokus und Transparenz stehen im Vordergrund. Es braucht hier viel gute Kommunikation, wenn es gelingen soll!

Das bedeutet: die Beteiligung von Scrum-Teams bzw. dem Produkt an OKR ist erstmal optional und sollte keinen Zwang darstellen. Und gleichzeitig: OKRs müssen nicht zwingend für ein Produkt geschrieben werden. Es kann sinnvoll sein, natürlich. Manchmal haben strategische Ziele in einer Organisation jedoch nichts mit den Produkten selbst zu tun, sondern haben einen anderen Change in der Organisation im Fokus. Schränkt euch bei der Gestaltung der OKR-Sets nicht ein. Welcher strategischer Change ist jetzt wichtig in der Organisation? Das kann eine relevante Leitfrage für das OKR Drafting sein.

Tipps aus der Praxis

Zurück zum Zusammenspiel von OKR und Scrum. Ihr könnt ggf. mit einem Teilbereich eurer Organisation starten, um das Zusammenspiel zu testen. Dazu braucht ihr in jedem Fall eine Richtschnur, wie z. B. die Company Vision und mittelfristige Ziele oder Jahresziele, um dann in einer Unit mit ein paar Teams in die Umsetzung zu gehen und die OKR-Sets davon abzuleiten. Die volle Kraft von OKR wird damit jedoch noch nicht umfänglich nutzbar, das muss bewusst sein. 

Das Commitment der Unternehmensführung zur Einführung von OKR ist grundsätzlich nicht optional. Ihr erspart euch viel Zeit und Nerven, wenn ihr alle relevanten Ebenen und Rollen frühzeitig abholt und ihr gemeinsam über Test- und Rollout-Phasen und Möglichkeiten sprecht. Ohne Unterstützung auf der Ebene wird es nicht erfolgreich sein. OKR setzt in einer Organisation eine nicht zu unterschätzende Transformation frei. Sorgt dafür, dass ihr diese Aspekte in das Bewusstsein aller Beteiligten überführt. 

Eine Fragestellung in Richtung: „wie kann ich meine Key Results in Sprints schneiden?“ darf die Antwort bekommen: gar nicht. Denn darum geht es nicht und die verschiedenen Einsatzzwecke von OKR und Scrum sollten nicht auf diese Art und Weise vermischt werden. Das ist wenig erfolgsversprechend. 

Eine OKR-Formulierung in Richtung: „In den Sprints sind xy Storypoints umzusetzen.“ ist aus vielfacher Hinsicht (sowohl aus Sicht eines erfolgreichen Scrum-Einsatzes als auch im Umgang mit OKR) ungenügend und recht weit von einem gut formulierten und motivierenden Objective entfernt. Dann doch lieber KPIs nutzen, um Key Results zu unterstützen, wenn denn eine Leistungsbemessung einfließen soll. 

Hilfreich ist es, vor allem die Plannings miteinander zu alignen. Sorgt dafür, dass das OKR Planning zu Beginn eures OKR-Zyklus zeitlich gut mit den Scrum Plannings, Refinements, etc. in den Teams verknüpft werden kann. 

Nutzt zur Vereinfachung eurer Prozesse wenn möglich für ein OKR Weekly oder Tweekly bestehende Meetings. Wenn das nicht möglich ist, installiert in jedem Fall ein passendes Format. Dabei können der Fortschritt der Initiativen und Key Results analysiert, Maßnahmen abgeleitet und entschieden werden, ob eine Initiative weiterhin vielversprechend in Hinblick auf die Erfüllung des Key Results ist oder beendet werden sollte. Durch die Integration der OKR-Diskussion wird sichergestellt, dass die OKR regelmäßig behandelt und entsprechende Anpassungen vorgenommen werden können, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Selbstverständlich lassen sich davon Ableitungen für die Produktentwicklung treffen. 

Zu guter Letzt sorgt für ein Team von Supportern für den Prozess; abhängig von der Größe des Einsatzes. In unserer Sprache sind das die OKR Buddies, die ähnlich eines Scrum Masters den Prozess, die Wissensverteilung und Kommunikation in der Organisation begleiten und fördern. Natürlich ergibt es durchaus Sinn, sich die Schnittmengen und die Potenziale einer Zusammenarbeit zwischen OKR Buddies und Scrum Mastern anzuschauen. 

Eure Sicht auf das Thema

Welche Erfahrungen habt ihr mit den beiden Frameworks (oder anderen Kombinationen) gemacht? Bei welchen Aspekt könnt ihr Zuspruch geben und wo spürt ihr in euch einen Widerstand? Lass es mich gerne wissen. Ich freue mich auf einen Austausch dazu!

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