Deadline gefährdet! Was nun?

Einige (vielleicht sogar die meisten) kennen den Moment: Alles wurde perfekt durchgeplant, der Zieltermin rückt näher, und kurz vor Ablauf der Zeit stellt sich heraus, der Termin kann nicht eingehalten werden. Also muss die Information an die Stakeholder überbracht werden. Nur, welche Vorgehensweise ist die beste? Durch meine Erfahrungen habe ich für mich eine gute Möglichkeit gefunden.

Meine persönliche Checkliste für den Notfall

Vorweg: Es gibt nicht die perfekte Lösung. Zum einen ist es abhängig davon, ob von einem kleinen Feature gesprochen wird oder ob es ein großes Projekt betrifft. Hierbei sollte allerdings beachtet werden, dass auch „Kleinigkeiten“ zu großen Schmerzen führen können, wenn sie nicht wie geplant umgesetzt werden können.

Was bei mir bisher gut funktioniert hat:

Überblick verschaffen

Die ersten Fragen, die ein Stakeholder stellen wird:

• Warum wird das Projekt nicht fertig?
• Kann irgendjemand helfen?
• Wie geht es jetzt weiter?

Die Antworten habe ich so schnell wie möglich mit dem Team erarbeitet. Vielleicht lässt sich auch nur ein Teil des Ganzen fertigstellen? Klar sollte allerdings sein, wann der Rest geliefert wird.

Keine Zeit verlieren

Wann ist der beste Zeitpunkt, den Kontakt zu suchen? Sofort! Aussitzen ist überhaupt keine Option. Je früher die Information weitergegeben wird, umso früher können sich alle Beteiligten darauf einstellen. Zudem lässt sich eventuell in einem früheren Stadium noch eine Zwischenlösung finden. Jetzt gilt es, alle Personen, die davon betroffen sind, zu informieren – und zwar am besten persönlich.

Auf die Wortwahl kommt es an

Es bringt wenig, um den heißen Brei herum zu reden. Allerdings bringt ein knallhartes „Wir schaffen es nicht! Es dauert bis zum xx., wir brauchen also x Tage länger. Danke für euer Verständnis“, auch niemanden weiter. Es schafft nur (noch mehr) Unmut. Ich bin bisher gut damit gefahren, wenn ich mich in mein Gegenüber einfühlen konnte und dementsprechend die Reaktionen gespiegelt habe. „Wir schaffen es leider nicht. Ich weiß, das ist furchtbar!“, hat mich auf deren Augenhöhe gebracht und mir die nächsten Schritte erleichtert. Zeige ruhig, dass dir die Verzögerung nicht egal ist.

Zeit für Erklärungen

Jetzt ist die Zeit für Erklärungen, was zu der Verzögerung führt. Wenn ich nachvollziehbar darstellen kann, was zu der Verzögerung geführt hat, ist ein gemeinsames Verständnis vorhanden. Und mit einem gemeinsamen Verständnis lässt sich auch einfacher zusammen eine Lösung finden. Spätestens hier wird ein Dialog entstehen: Es wird darüber gesprochen, was die Verzögerung bedeutet. Dabei ist Empthie und Verständnis zeigen sehr wichtig, um sich gemeinsam auf einem Level weiter zu bewegen. Ich habe mir in diesem Moment immer die Zeit genommen, zuzuhören und zu zeigen, dass ich sehr gut verstehe, was die Verzögerung mit sich bringt.
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Vorschläge machen

Egal was passiert, du solltest auf keinen Fall mit leeren Händen dastehen. Im besten Fall hast du mehrere Vorschläge, wie es weitergehen könnte. So unterstreichst du dein Interesse an einer Lösung.

Was passiert allerdings, wenn es nur eine Möglichkeit gibt? Mir selbst ist es passiert, dass während der Umsetzung aufgefallen ist, dass bei der Planung ein sehr wichtiger Bestandteil nicht beachtet wurde. Während des Gesprächs mit dem Umsetzungsteam hat sich sehr schnell herausgestellt, dass es keine andere Möglichkeit gibt, als den Terminkorridor nach hinten zu verlängern. Als das Gespräch mit dem Stakeholder stattfand und wir erklärten, warum es nur diesen einen Weg gibt, waren alle Beteiligten sogar froh über die vorhandene Lösung. Es kommt also nicht immer darauf an, eine große Auswahl an Möglichkeiten bereitzustellen. Viel wichtiger ist es, sich darüber Gedanken zu machen und diese auch zu mitzuteilen.

Alles erledigt!

Die Information wurde an alle Personen weitergegeben und auch verständlich erklärt, was passiert ist. Es wurde eine Lösung ausgearbeitet, jeder geht wieder zurück an seinen Schreibtisch. Ich für meinen Teil möchte danach allerdings noch etwas mehr Sicherheit vermitteln und suche dementsprechend ein klein wenig öfter den Kontakt zu den Stakeholdern. Natürlich solltest du nicht anfangen, ständig dort im Büro aufzutauchen. Eine kurze E-Mail mit einem Zwischenstand reicht. Meine Erfahrung zeigt mir, dass ich so das Vertrauen in die weitere Umsetzung festigen kann.

Wie können solche Situationen vermieden werden?

Keinen Termin mehr zu versprechen ist zwar die beste Möglichkeit, allerdings in den meisten Fällen (leider) keine Option. Daher hier ein paar Ideen, damit es erst gar nicht so weit kommt:

• das gewünschte Endergebnis betrachten, kleiner schneiden und die einzelnen kleinen Features priorisieren (ein gemeinsames Bild mit allen schaffen)
• keinen Termin vorgeben lassen, sondern gemeinsam einen Terminkorridor erarbeiten
• eine Roadmap erstellen, um den aktuellen Zwischenstand überprüfen zu können (und frühzeitig gegenzusteuern, falls nötig)
• fokussiertes Arbeiten zulassen und schnelle Themenwechsel vermeiden
• aus dem lernen, was bereits passiert ist (Retrospektive)

Was sind deine Erfahrungen mit dem Thema?

In welchen Situationen hast du Schwierigkeiten erlebt? Ich freue mich auf deine Kommentare hier im Blogbeitrag.